Es ist das erklärte Ziel der Europäischen Union, die Papierrechnung abzuschaffen. Die entsprechende Richtlinie ist jetzt in nationales deutsches Recht umgesetzt worden. Das heißt: Die Bundesbehörden und das Land Bremen akzeptieren seit dem 27. November 2020 nur noch elektronische Rechnungen. Alle anderen Bundesländer und die Kommunen werden ebenfalls die E-Rechnung verlangen, sobald sie technisch dazu in der Lage sind. Dachdecker und Zimmerer, die öffentliche Aufträge ausführen, sollten sich jetzt darauf einstellen.
Wer künftig für öffentliche Auftraggeber arbeiten will, muss die Rechnungen elektronisch einreichen. Bei Bundesbehörden ist es bereits Pflicht.
E-Rechnung: Reicht ein normales PDF-Dokument?
Ein PDF-Dokument als E-Mail-Anhang reicht dafür nicht aus, teilt auch der Zentralverband des Deutschen Dachdeckerhandwerks (ZVDH) auf der Homepage mit. Unter einer elektronischen Rechnung verstehe der Gesetzgeber eine Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird und somit in einem Format vorliegt, das die automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
E-Rechnung: Welche Formate werden akzeptiert?
Der Bund nimmt künftig nur E-Rechnungen an, die sich von Behörden in die Buchhaltung einlesen, prüfen und automatisch weiterverarbeiten lassen. Was ja auch für die Betriebe von Vorteil ist, denn die Zeit bis zur Auszahlung dürfte sich verkürzen. Sinnvoll ist das Format XRechnung, hier geht es zum Download, weil es von den Bundesbehörden favorisiert wird. Es handelt es sich um ein XML basiertes Rechnungsformat ohne für den Menschen lesbaren Teil. Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern. Sie erfüllt alle Kriterien der neuen Verordnung.
XML ist als strukturierter Datensatz der Standard für die E-Rechnung. Mit XRechnung und ZUGFeRD gibt es für die Betriebe zwei Formate für die Übermittlung.
Akzeptiert wird laut ZVDH auch der in der Wirtschaft bereits etablierte Datenaustauschstandard ZUGFeRD, allerdings erst ab der Version 2.0. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format, die in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt wurde. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen. Zum einen aus einer für den Anwender lesbaren PDF-Datei, zum anderen werden die Rechnungsinformationen als strukturierte Daten im XML-Format eingebettet.
Wie können diese Formate in die Software integriert werden?
Die meisten Softwarehäuser bieten laut ZVDH für den Bereich E-Rechnung Zusatzmodule an. Damit können Dachdecker und Zimmerer E-Rechnungen per Knopfdruck gesetzeskonform im richtigen Rechnungsformat erstellen und übermitteln. Hier gilt es, die vorhandene Software zu checken und bei Bedarf nachzurüsten – im Zweifel in enger Abstimmung mit einem Steuerberater.
Wie lässt sich die E-Rechnung übermitteln?
Über zwei zentrale, einfach zu handhabende Rechnungseingangsplattformen im Internet können Dokumente eingereicht werden. ZRE ist für E-Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung, etwa Ministerien und Bundesbehörden.
OZG-RE ist für E-Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, etwa selbstständige Einrichtungen, die Aufgaben des Bundes übernommen haben. Die Rechnungsempfänger teilen den Betrieben mit, über welche Plattform sie erreichbar sind. Auf den Plattformen muss für die Registrierung ein Benutzerkonto angelegt werden.
Ein wichtiger Vorteil: Die Rechnungen werden automatisch auf Fehler geprüft. So können Betriebe schnell reagieren, falls es Beanstandungen gibt.
Welche Informationen muss die E-Rechnung enthalten?
Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-Rechnungsverordnung Bund mindestens die folgenden Informationen enthalten:
✓ Leitweg-ID
✓ Bankverbindung
✓ Zahlungsbedingungen
✓ Eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
✓ Lieferantennummer*
✓ Bestellnummer*
*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.
Was ist eine Leitweg-ID und wie erhalte ich diese?
Die Leitweg-ID ist das Kennzeichen einer elektronischen Rechnung zur eindeutigen Adressierung von öffentlichen Auftragsgebern in Deutschland. Die Leitweg-ID wird vorab, etwa im Rahmen der Vergaben oder der Bestellung, an den rechnungsstellenden Betrieb übermittelt.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung generell?
Beschriften, tackern, abheften: Papierablage im Büro kostet gegenüber der E-Rechnung Geld und Manpower.
Das Ziel, Papierrechnungen abzuschaffen ist keine behördliche Willkür. Für Betriebe bietet eine generelle Umstellung auf E-Rechnung für alle Kunden mehrere Vorteile. Die Rechnungen sind oft schneller vor Ort als per Post und reduzieren die Kosten, etwa für den Ausdruck, Papier, Umschläge oder Porto. Auch beim Arbeitsaufwand des Personals lässt sich mit der E-Rechnung wertvolle Zeit einsparen.
Was müssen Betriebe bei der Archivierung von E-Rechnungen beachten?
E-Rechnungen müssen konform zu den Grundsätzen ordentlicher Buchführung archiviert werden. Das heißt: Sie sollen so gespeichert werden, dass eine nachträgliche Änderung unmöglich ist. Sonst können Betriebe bei einer Prüfung durch das Finanzamt richtig Probleme bekommen. Zu speichern sind auch alle E-Mails, die rechnungsrelevante Inhalte haben, wenn es etwa um Verhandlungen zum Preis oder Skonto geht. Und auch diese E-Mails müssen unveränderbar archiviert werden.
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