Das papierlose Büro optimiert betriebliche Abläufe

DACH-Ticker

Arbeitsmarkt sicher durch den Winter zu bringen

„Der Arbeitsmarkt ist bislang gut durch die Corona-Pandemie gekommen. Die Novemberzahlen belegen erneut, dass wir die Folgen dieser tiefen wirtschaftlichen Krise nach und nach überwinden“, erklärt Bundesarbeitsminister Hubertus Heil (SPD). Im November ist die Arbeitslosenquote weiter leicht gesunken und liegt jetzt bei 5,1 Prozent. Insgesamt sind damit 2,3 Millionen Menschen arbeitslos, 60.000 weniger als im Vormonat. Selbst saisonbereinigt ist ihre Zahl immer noch um 34.000 gesunken. Bis September ist außerdem die Inanspruchnahme des Kurzarbeitergelds auf 751.000 Personen gesunken. Auch die sozialversicherungspflichtige Beschäftigung hat sich in den vergangenen Monaten sehr gut entwickelt. Sie lag im September bei 34,3 Millionen Beschäftigten.

6. Dezember 2021

Kalzip: Neuerung in der Geschäftsführung

Andrew Leach hat Anfang Dezember den Posten des CEO der Kalzip GmbH, Koblenz, übernommen. Der gebürtige Brite ist seit vielen Jahren in der Branche und bei Kalzip tätig, unter anderem in verschiedenen Führungspositionen in Sales und Marketing auf internationaler Ebene. In seiner neuen Funktion leitet er das Unternehmen in Deutschland federführend und tritt damit die Nachfolge von Frank Krauskopf an, der sein Mandat als Geschäftsführer niederlegt. Gemeinsam mit Peter Brechtelsbauer, der bereits seit März 2018 als CEO bei Kalzip tätig ist, wird Leach in der Geschäftsführung agieren.

2. Dezember 2021

Stephan Hettwer wird neuer Vertriebschef bei Roto

Stephan Hettwer (Foto Mitte) übernimmt ab Januar 2021 als Direktor Kunden und Märkte und Geschäftsführer in Personalunion die direkte Verantwortung der deutschen Vertriebsorganisation von Roto. Er folgt auf Markus Röser, der Roto als Geschäftsführer Deutschland, zum Jahresende 2021 verlässt. An Hettwer berichtet künftig eine Doppelspitze aus langjährigen Mitarbeitern. Yann Lesage, bisher Vertriebsleiter West, übernimmt die Position als Vertriebsleiter Außendienst. Vertriebsleiter Innendienst bleibt Thomas Schoch.

15. November 2021

Gutex baut neues Werk für Holzfaserdämmplatten

Ab September 2023 will Gutex im Gewerbepark Breisgau, 30 Kilometer südlich von Freiburg, ökologische Holzfaserdämmplatten aus regionalem Nadelholz herstellen. Insgesamt investiert der Hersteller laut einer Pressemeldung auf sechs Hektar Fläche über 100 Millionen Euro und schafft zum Start der Produktion rund 60 neue Arbeitsplätze. Bei Vollauslastung der Anlage sollen es mindestens 120 sein. Das Werk werde ganzjährig im 3-Schichtbetrieb gefahren werden. Die geplante Trockenanlage besitzt eine Produktionskapazität von bis zu 4.800 Kubikmeter am Tag.

12. November 2021

Bauder investiert über 100 Millionen Euro in seine Werke

Der Dachsystemhersteller Paul Bauder GmbH & Co. KG beschließt das größte Investitionsvolumen der Firmengeschichte. Das Stuttgarter Unternehmen investiert innerhalb der kommenden fünf Jahre mehr als 100 Millionen Euro in seine Werke, um Kapazitäten und Liefersicherheit der Produkte zu erhöhen. Bauder rechnet mit einer weiter hohen Nachfrage an Dachbaustoffen in Europa.

10. November 2021

Zahl der Arbeitslosen sinkt im Oktober

Im Oktober 2021 setzt sich die Herbstbelebung am Arbeitsmarkt fort. Die  Arbeitslosigkeit hat von September auf Oktober um 88.000 auf 2,38 Millionen abgenommen. Die Arbeitslosenquote beträgt nun 5,2 Prozent. „Erfreulich ist, dass die sozialversicherungspflichtige Beschäftigung steigt. Aktuell sind 33,97 Millionen Menschen sozialversicherungspflichtig beschäftigt. Das ist der höchste Wert seit der Wiedervereinigung“, sagt Bundesarbeitsminister Hubertus Heil (SPD).

28. Oktober 2021

Preis für Bauholz im September erneut gestiegen

„Der Preisanstieg bei Baumaterialien setzt sich weiter fort. Insbesondere der Preis für Bauholz legte weiter zu, dieser ist im September 2021 binnen Monatsfrist um 8,4 Prozent gestiegen. Er liegt damit mittlerweile um 137 Prozent über dem Niveau des Vorjahres“, sagt der Hauptgeschäftsführer des Hauptverbandes der Deutschen Bauindustrie, Tim-Oliver Müller, zu den vom Statistischen Bundesamt heute veröffentlichen Erzeugerpreisindizes für gewerbliche Produkte in Deutschland.

20. Oktober 2021

Baugenehmigungen von Wohnungen im August leicht rückläufig

Im August 2021 wurde nach vorläufigen Angaben der Bau von insgesamt 30.149 Wohnungen genehmigt. Wie das Statistische Bundesamt weiter mitteilt, waren das saison- und kalenderbereinigt 1,8 Prozent weniger als im Juli 2021. Von Januar bis August 2021 sind es jedoch 5,1 Prozent mehr Baugenehmigungen als im Vorjahreszeitraum.

18. Oktober 2021

Gelungene Premiere für Creaton Zukunftstag mit 200 Teilnehmern

In zehn Vorträgen widmeten sich die RednerInnen verschiedensten Zukunftsthemen am Dach. Der Tenor: Den großen Herausforderungen wie dem Klimawandel oder dem Fachkräftemangel kann die Branche nur gemeinsam begegnen. Gewerke übergreifende Netzwerke und eine Digitalisierung mit Augenmaß spielen dabei eine bedeutende Rolle. „Wir bieten mit dem Zukunftstag eine Plattform, um sich auszutauschen und über aktuelle Trends zu informieren“, sagt Ann-Katrin Rieser von der ausrichtenden Creaton GmbH.  Eine Fortsetzung ist in Planung.
 

15. Oktober 2021

Rainer Carls ist neuer Landesinnungsmeister der Dachdecker in Mecklenburg-Vorpommern

Rainer Carls (61), ist neuer Landesinnungsmeister des Dachdeckerhandwerks Mecklenburg-Vorpommern. Auf der Mitgliederversammlung wählten Vertreter der sechs Dachdeckerinnungen den Obermeister der Reetdachdeckerinnung Mecklenburg-Vorpommern am Freitag in Rostock mit großer Mehrheit zum neuen Landesinnungsmeister. Rainer Carls (Foto Dritter von rechts) folgt auf Rainer Thormählen (55), der im Vorjahr sein Amt gesundheitsbedingt niederlegen musste.

29. September 2021

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe

Papierloses Büro optimiert betriebliche Abläufe

11. September 2018

 · Harald Friedrich

Papier ist geduldig, sagt der Volksmund. Dass auch eine Menge Geduld Voraussetzung dafür ist, das Papier aus dem Betriebsalltag zu verbannen, weiß der Geschäftsführer des Miltenberger Dachdeckerbetriebs Klemens Ott GmbH, Peter J. Ott, nur zu gut aus eigener Erfahrung. „Schon 1985 haben wir mit der EDV-gestützten Kalkulation begonnen“, erinnert er sich. Damit gehörte er zu den ersten 50 Anwendern, die damals mit „Interdach“ arbeiteten. Bald wurde der „Kollege Computer“ auch für die Lohn- und Finanzbuchhaltung eingesetzt. Für den klassischen Handwerker auch 20 Jahre nach der ersten Landung eines Menschen auf dem Mond durchaus noch keine Selbstverständlichkeit. Inzwischen wurde diese Software durch einen anderen Branchenanbieter – HAPAK – abgelöst.

Papierloses Büro: Erste Schritte mit Loggern und Software

Ende der 1990er Jahre rüstete der unterfränkische Dachdeckermeister seinen gesamten Fuhrpark mit sogenannten Loggern aus. Die registrierten nicht mehr und nicht weniger als die Zeiten, in denen die Zündung der betreffenden Fahrzeuge ein- oder ausgeschaltet waren. Ausgehend von der Annahme, dass die Insassen eines stehenden Fahrzeugs am Arbeiten sind, war dies der erste Schritt zur elektronischen Arbeitszeiterfassung. Diese Logger, die insgesamt 15 Jahre im Einsatz waren, wurden mit den Baustellen verknüpft – der nächste Schritt zur Digitalisierung war gemacht.

Der Versuch einer Ausweitung der digitalen Anwendungen mit ELO Digital Office, einem Unternehmen, das aus der Leitz-Gruppe hervorging, scheiterte. „Nach einem Jahr haben wir den Irrweg erkannt“, so Peter J. Ott. Nach seiner Erfahrung war die ELO-Version, für die man sich entschieden hatte, schlichtweg mit den Datenmengen und der Komplexität der nötigen Verknüpfungen überfordert. „Zumindest die ELO Office-Version mag ein erster Schritt für kleinste Betriebe sein – ein Unternehmen wie wir mit 40 Mitarbeitern ist einfach ein paar Nummern zu groß für diese Version.“ So ergaben sich etwa Probleme bei der Verschlagwortung der digitalisierten Dokumente. Wer hier nicht buchstabengetreu das Schlagwort zur Suche eingibt, wird Schwierigkeiten haben, sein Dokument jemals wiederzufinden.

Expertise einer Mitarbeiterin bringt Digitalisierung des Workflows voran

Als Glücksfall, Fügung des Schicksals – oder, wie es Ott sagt: Volltreffer – erwies sich die damals noch befristete Einstellung von Sandra Schüssler vor wenigen Jahren. Die IT-affine Studentin entwickelte im Rahmen ihrer Bachelor-Arbeit in Wirtschaftspsychologie nicht nur ein Betriebshandbuch und das Kompetenzmanagement-System für die Klemens Ott GmbH – sie war es auch, die den Anstoß für die Optimierung des Workflows in Richtung papierloses Büro gab. Das Dokumentations-Managementsystem Docuware wurde eingeführt. „Weniger suchen, schneller finden, effektiver arbeiten – nur so macht Digitalisierung Sinn“, erklärt Sandra Schüssler, die inzwischen halbtags ihren festen Arbeitsplatz bei Ott hat.

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe
Peter J. Ott (li.) hat mit Sandra Schüssler (re.) echte IT-Kompetenz gefunden.

Schon beim Einscannen der Lieferantenrechnungen – auch von der Dachdecker-Einkauf Süd, bei der die Klemens Ott GmbH seit Jahrzehnten Mitglied und Kunde ist, zeigen sich die Docuware-Vorzüge: Ein intelligentes Indexing lernt permanent dazu und erkennt Rechnungen, deren Absender und Feldzuordnungen wie Rechnungsnummer, Auftragsnummer oder Artikelnummern. Farbliche Markierungen zeigen, ob alle Felder korrekt erkannt wurden (grün), eine Prüfung empfohlen wird (gelb) oder die Software erhebliche Zweifel an der Erkennung/Zuordnung hat (rot). Und selbst Skontomöglichkeiten und -fristen werden erkannt.

Intelligente Software macht papierloses Büro effektiv

Zum einen werden alle relevanten Daten sortiert nach Projekten komplett an Firmenchef Peter J. Ott zur Einsicht gesandt. Parallel dazu erhalten die Bauleiter die ihre Baustellen betreffenden Daten zur Einsicht, Prüfung und Freigabe mittels eigener digitaler Stempel. Dabei werden die Daten der Eingangsrechnungen auch mit einem Klick mit der Bestellung verglichen. So können Mengen- und Preisabweichungen, aber auch Preisschwankungen gegenüber früheren Bestellungen, sofort entdeckt und bei Bedarf nachgefragt werden. Erst nach Freigabe durch Bauleiter und Firmenleitung wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet. So können Anwendungen für das papierlose Büro die Prozesse optimieren und dem Betrieb einen konkreten Nutzen bringen.

Inzwischen werden auch Anfragen von Kunden und solchen, die es werden wollen, entsprechend in digitalen Ordnern abgelegt. Auch die Bauleiter organisieren so ihren digitalen Schriftverkehr selbst und ordnen ihn den entsprechenden, für sie individuell freigegebenen Projektordnern, zu. Dafür wurden mittlerweile alle Bauleiter mit Tablets ausgerüstet, um auch auf der Baustelle Zugriff auf die relevanten Daten zu haben und um Details der Ausführung mit Digitalfotos zu dokumentieren. „Unsere Zukunftsvision ist die Ausrüstung aller Mitarbeiter mit Tablets mit individuell begrenzten Zugriffsrechten“, sind sich Peter J. Ott und Sandra Schüssler einig. „Auch die visuelle Kommunikation muss besser werden.“

Logistik und Zeiterfassung auf der Baustelle – digitale Erfassung für alle Prozesse

Der Lagerbestand bei Ott wird bereits mit Handscannern erfasst, in Bits und Bytes hinterlegt und ist so stets auf dem aktuellen Stand. Außerdem kann pro Artikel ein Mindestbestand festgelegt werden. Bei Unterschreitung gibt das System eine Meldung heraus. Das optimiert die Bereitstellung der benötigten Materialien in den Fahrzeugen für den nächsten Einsatztag und -ort.

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe
Per Handscanner wird der Lagerbestand erfasst und ins System übertragen.

Derzeit wird der nächste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro gegangen. So soll die insgesamt zur Verfügung stehende produktive Arbeitszeit aller Beschäftigten mit der tatsächlichen Produktivität anhand der Zeiterfassung verglichen werden. Damit kann eine noch bessere Planung für mögliche Projekte erstellt werden. Schon heute finden die regelmäßigen Bauleiterbesprechungen nicht ausschließlich am papiergefluteten runden Tisch beim Chef, sondern digital visualisiert vor dem Großbildmonitor statt.

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe
Alle gesammelten Daten des Lagerbestandes werden nun in das System übertragen.

Datensicherheit steht nicht erst seit Einführung der neuen Datenschutzgrundverordnung ganz oben bei Ott. „Zu den Daten hat nur Zugriff, wer diesen Zugriff auch benötigt und auch nur soviel Zugriff wie nötig und gesetzlich geregelt“, erklärt Sandra Schüssler. Und die gesamte Datenspeicherung erfolgt auf dem betriebseigenen Server mit zusätzlicher Verschlüsselung und doppelter Spiegelung aller Daten.“

Komplett papierloses Büro erst in der nächsten Generation

Die Umstellung auf einen wenigstens papierreduzierten Betrieb ist eine Sache der Gewohnheit – und der Abkehr von alten Ritualen. So müssen die Bauleiter schon mal daran erinnert werden, dass Pläne auf dem Tablet nicht nochmal ausgedruckt werden müssen. Und auch Peter J. Ott hat die Digitalisierung inzwischen „im eigenen Kopf verfestigt“.  Schmunzelnd gibt er zu, dass auch er anfangs E-Mails noch ausgedruckt hat, dann im nächsten Schritt mit Duplex-Druck den eigenen Papierverbrauch schon fast halbiert hat. Und heute denkt und handelt er weitgehend digital. „Das ist schneller, sicherer und ermöglich ein besseres Feedback an die Mitarbeiter und von den Mitarbeitern.“ Doch ein komplett papierloses Büro wird nach seiner Meinung wohl erst die nächste Generation der Betriebsführung erleben.

Ob er den einst eingeschlagenen Weg bereut? „Nein, aber ich kann mich durchaus als desillusioniert bezeichnen“, so Peter J. Ott. Für seine Heimatstadt Miltenberg vergingen rund 800 Jahre, bis sie im heutigen Glanz erstrahlt. Die „Voll-Digitalisierung“ des Handwerks wird ganz sicher weniger Zeit beanspruchen. „Wie auch immer – das Dachdeckerhandwerk wird aber immer ein Handwerk bleiben“, ist sich Ott sicher.

Sie sind auf der Suche nach weiteren Themen zur Digitalisierung? Lesen Sie hier, wie sich Drohnen einsetzen lassen für die Schadensdiagnostik oder das Aufmaß von Dächern.

 

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