Das papierlose Büro optimiert betriebliche Abläufe

DACH-Ticker

Zweiter Aktionstag Flachdächer

Nach dem erfolgreichen Start im letzten Jahr findet am 20. Mai 2023 der zweite #TagDesFlachdaches statt. Mit dem Ziel, einen Beitrag zur baulichen, energetischen und ökologischen Zukunft Deutschlands zu leisten, initiiert Der dichte Bau den Aktionstag. Baubeteiligte wie DachdeckerInnen oder ZimmerInnen sind eingeladen, Fotos genutzter Flachdächer hier zu veröffentlichen.

15. Mai 2023

Rathscheck sichert sich durch Übernahme umfangreiche Schiefer-Rohstoffe

Im Nordwesten Spaniens sichert sich Rathscheck Schiefer aus Mayen/Eifel weitere umfangreiche Rohstoff-Ressourcen. Mit der Übernahme von hochwertigen Lagerstätten sowie eines modernen Produktionsbetriebes des familiengeführten Produzenten Pizarras La Baña Anfang Mai stattet sich Rathscheck für die weltweit steigende Nachfrage nach natürlichen nachhaltigen Baumaterialien aus. „Für die europäischen wie internationalen Märkte verfügen wir damit über ergiebige eigene Vorkommen, die unsere Wettbewerbssituation auf lange Sicht festigen“, erläutern die Rathscheck-Geschäftsleiter Andreas Jäger und Frank Rummel.

3. Mai 2023

Erlus Dachziegel Level RS gewinnt renommierten iF Design Award

Die Erlus AG hat mit dem Dachziegel Ergoldsbacher Level RS® in diesem Jahr den renommierten iF Design Award gewonnen. Prämiert wurde der Tondachziegel in der Disziplin Produkt, Kategorie Bautechnologie. Der iF Design Award wird einmal im Jahr von der weltweit ältesten unabhängigen Designinstitution, der iF International Forum Design GmbH, vergeben.

25. April 2023

Holzeinschlag in deutschen Wäldern 2022 um 5,1 Prozent gesunken

Im Jahr 2022 wurden in deutschen Wäldern 78,7 Millionen Kubikmeter Holz eingeschlagen. Wie das Statistische Bundesamt weiter mitteilt, fiel der Holzeinschlag damit gegenüber dem bisherigen Höchstwert von 83,0 Millionen Kubikmetern 2021 um 5,1 Prozent niedriger aus. Ursache war überwiegend das gesunkene Aufkommen an Schadholz, das um 11,6 Prozent auf 44,7 Millionen Kubikmeter zurückging. Wie in den vergangenen vier Jahren blieb das Schadholzaufkommen dennoch sehr hoch. Nach dem Rekordjahr 2020 mit einem Schadholzeinschlag von 60,1 Millionen Kubikmetern ist die Menge des eingeschlagenen Schadholzes jedoch zum zweiten Mal in Folge gesunken.

14. April 2023

Dirk Bollwerk wird als ZVDH-Präsident mit großer Mehrheit wiedergewählt

Bild von Michael Zimmermann (links) und Dirk Bollwerk
Freuen sich über ihre Wiederwahl: Michael Zimmermann (links) und Dirk Bollwerk. (Foto: ZVDH/Guido Schiefer)

Zwei Wahlen standen für den Zentralverband des Deutschen Dachdeckerhandwerks (ZVDH) an: Präsident Dirk Bollwerk und Vizepräsident Michael Zimmermann wurden auf der heutigen Delegiertenversammlung in Bonn mit großer Mehrheit für weitere drei Jahre im Amt bestätigt. Bollwerk stimmt sehr positiv, dass dem Dachdeckerhandwerk als klimarelevanter Schlüsselberuf eine so wichtige Rolle bei der Umsetzung der Klimawende zukommt. Was aber die notwendigen Rahmenbedingungen angeht, sieht Dirk Bollwerk noch Handlungsbedarf bei der Politik: „Weniger Bürokratie, mehr für ältere Arbeitnehmer tun, akademische und berufliche Bildung gleichstellen“, fordert der ZVDH-Präsident. „Wir müssen als Beruf noch attraktiver werden.“

24. März 2023

Holzhandel schaut auf gutes Jahr 2022 zurück

Holzhandel: Für das gesamte Jahr 2022 weist der Betriebsvergleich des GD Holz einen Umsatzanstieg von 5,6 Prozent auf. Die Mehrheit der Teilnehmer am monatlichen Betriebsvergleich gibt an, dass die Umsatzzuwächse durch Preiswirkungen erzielt worden sind und nur in geringerem Umfang durch mehr Absatz. Die Erwartungen der Teilnehmer am Betriebsvergleich bezüglich der Umsatzentwicklung im ersten Quartal 2023 sind im Großhandel sehr zurückhaltend. So erwartet die Mehrheit geringere Umsatzentwicklungen als 2022.

20. Februar 2023

Junge Talente gesucht: Zimmerer-Contest 2023

Wer Weltmeister werden will, ist hier richtig: Der Zimmerer Contest 2023 vom 7. bis 11. August in Ansbach ist der erste Schritt auf dem Weg zum Titel. Denn dort wird entschieden, wer Ende des Jahres in das neue Team der Zimmerer-Nationalmannschaft aufgenommen wird. Gesucht werden junge Talente bis 20 Jahre, die ihre Fertigkeiten beim Schiften, Sägen und Schrauben unter Beweis stellen. Anmeldeschluss für den diesjährigen Zimmerer-Contest ist der 30. Juni. Hier geht es zum Bewerbungsformular.

10. Februar 2023

Erlus baut automatisiertes Logistik-Zentrum für Dachkeramik

Als weltweit erster Dachziegelhersteller hat sich Erlus laut einer Pressemeldung des Unternehmens für die Automatisierung der Logistik von Dachkeramik und Zubehör entschieden und investiert in ein hochmodernes Logistik-Zentrum am Produktionsstandort Neufahrn in Niederbayern. Zu Stoßzeiten verlassen bis zu 100 LKW täglich den Hof. Ergoldsbacher Dachziegel und Dachkeramik-Formteile waren bisher manuell mit Stapler auf Paletten kommissioniert, verpackt und zwischengelagert worden. Mit der Automatisierung der Abläufe können laut Erlus künftig Lieferzeiten verkürzt werden.

8. Februar 2023

Bundeskartellamt genehmigt Übernahme von Creaton durch Wienerberger

Das Bundeskartellamt hat das Vorhaben der Wienerberger AG, Wien, Österreich, sämtliche Anteile an der Terreal Holding S.A.S, Suresnes, Frankreich, zu erwerben, freigegeben. Andreas Mundt, Präsident des Bundeskartellamtes: „Durch das Zusammenschlussvorhaben werden künftig die bekannten Dachziegel-Marken „Creaton“ und „Koramic“ von ein und demselben Unternehmen angeboten. Wienerberger wird zum größten Anbieter für Tondachziegel in Deutschland. Wir haben den Fall daher intensiv ermittelt. Letztlich zeigte sich, dass auch nach dem Zusammenschluss ein hinreichender Wettbewerbsdruck durch andere Unternehmen bestehen bleibt und die Verbraucherinnen und Verbraucher weiterhin ausreichend Ausweichalternativen haben.“

25. Januar 2023

Genehmigungen für Neubau von Wohnungen im November 2022 stark rückläufig

Die Zahl genehmigter Wohnungen ist von Januar bis November 2022 um 5,7 Prozent auf 321 757 Wohnungen gesunken. Besonders stark rückläufig ist die Entwicklung beim Neubau von Einfamilienhäusern mit einem Minus von 15,9 Prozent. Im November 2022 wurde in Deutschland der Bau von 24 304 Wohnungen genehmigt. Wie das Statistische Bundesamt mitteilt, waren das 4 716 oder 16,3 Prozent Baugenehmigungen weniger als im November 2021. Besser sieht es bei der Schaffung von neuen Wohnungen in bestehenden Gebäuden aus.

20. Januar 2023

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe

Papierloses Büro optimiert betriebliche Abläufe

11. September 2018

 · Harald Friedrich

Papier ist geduldig, sagt der Volksmund. Dass auch eine Menge Geduld Voraussetzung dafür ist, das Papier aus dem Betriebsalltag zu verbannen, weiß der Geschäftsführer des Miltenberger Dachdeckerbetriebs Klemens Ott GmbH, Peter J. Ott, nur zu gut aus eigener Erfahrung. „Schon 1985 haben wir mit der EDV-gestützten Kalkulation begonnen“, erinnert er sich. Damit gehörte er zu den ersten 50 Anwendern, die damals mit „Interdach“ arbeiteten. Bald wurde der „Kollege Computer“ auch für die Lohn- und Finanzbuchhaltung eingesetzt. Für den klassischen Handwerker auch 20 Jahre nach der ersten Landung eines Menschen auf dem Mond durchaus noch keine Selbstverständlichkeit. Inzwischen wurde diese Software durch einen anderen Branchenanbieter – HAPAK – abgelöst.

Papierloses Büro: Erste Schritte mit Loggern und Software

Ende der 1990er Jahre rüstete der unterfränkische Dachdeckermeister seinen gesamten Fuhrpark mit sogenannten Loggern aus. Die registrierten nicht mehr und nicht weniger als die Zeiten, in denen die Zündung der betreffenden Fahrzeuge ein- oder ausgeschaltet waren. Ausgehend von der Annahme, dass die Insassen eines stehenden Fahrzeugs am Arbeiten sind, war dies der erste Schritt zur elektronischen Arbeitszeiterfassung. Diese Logger, die insgesamt 15 Jahre im Einsatz waren, wurden mit den Baustellen verknüpft – der nächste Schritt zur Digitalisierung war gemacht.

Der Versuch einer Ausweitung der digitalen Anwendungen mit ELO Digital Office, einem Unternehmen, das aus der Leitz-Gruppe hervorging, scheiterte. „Nach einem Jahr haben wir den Irrweg erkannt“, so Peter J. Ott. Nach seiner Erfahrung war die ELO-Version, für die man sich entschieden hatte, schlichtweg mit den Datenmengen und der Komplexität der nötigen Verknüpfungen überfordert. „Zumindest die ELO Office-Version mag ein erster Schritt für kleinste Betriebe sein – ein Unternehmen wie wir mit 40 Mitarbeitern ist einfach ein paar Nummern zu groß für diese Version.“ So ergaben sich etwa Probleme bei der Verschlagwortung der digitalisierten Dokumente. Wer hier nicht buchstabengetreu das Schlagwort zur Suche eingibt, wird Schwierigkeiten haben, sein Dokument jemals wiederzufinden.

Expertise einer Mitarbeiterin bringt Digitalisierung des Workflows voran

Als Glücksfall, Fügung des Schicksals – oder, wie es Ott sagt: Volltreffer – erwies sich die damals noch befristete Einstellung von Sandra Schüssler vor wenigen Jahren. Die IT-affine Studentin entwickelte im Rahmen ihrer Bachelor-Arbeit in Wirtschaftspsychologie nicht nur ein Betriebshandbuch und das Kompetenzmanagement-System für die Klemens Ott GmbH – sie war es auch, die den Anstoß für die Optimierung des Workflows in Richtung papierloses Büro gab. Das Dokumentations-Managementsystem Docuware wurde eingeführt. „Weniger suchen, schneller finden, effektiver arbeiten – nur so macht Digitalisierung Sinn“, erklärt Sandra Schüssler, die inzwischen halbtags ihren festen Arbeitsplatz bei Ott hat.

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe
Peter J. Ott (li.) hat mit Sandra Schüssler (re.) echte IT-Kompetenz gefunden.

Schon beim Einscannen der Lieferantenrechnungen – auch von der Dachdecker-Einkauf Süd, bei der die Klemens Ott GmbH seit Jahrzehnten Mitglied und Kunde ist, zeigen sich die Docuware-Vorzüge: Ein intelligentes Indexing lernt permanent dazu und erkennt Rechnungen, deren Absender und Feldzuordnungen wie Rechnungsnummer, Auftragsnummer oder Artikelnummern. Farbliche Markierungen zeigen, ob alle Felder korrekt erkannt wurden (grün), eine Prüfung empfohlen wird (gelb) oder die Software erhebliche Zweifel an der Erkennung/Zuordnung hat (rot). Und selbst Skontomöglichkeiten und -fristen werden erkannt.

Intelligente Software macht papierloses Büro effektiv

Zum einen werden alle relevanten Daten sortiert nach Projekten komplett an Firmenchef Peter J. Ott zur Einsicht gesandt. Parallel dazu erhalten die Bauleiter die ihre Baustellen betreffenden Daten zur Einsicht, Prüfung und Freigabe mittels eigener digitaler Stempel. Dabei werden die Daten der Eingangsrechnungen auch mit einem Klick mit der Bestellung verglichen. So können Mengen- und Preisabweichungen, aber auch Preisschwankungen gegenüber früheren Bestellungen, sofort entdeckt und bei Bedarf nachgefragt werden. Erst nach Freigabe durch Bauleiter und Firmenleitung wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet. So können Anwendungen für das papierlose Büro die Prozesse optimieren und dem Betrieb einen konkreten Nutzen bringen.

Inzwischen werden auch Anfragen von Kunden und solchen, die es werden wollen, entsprechend in digitalen Ordnern abgelegt. Auch die Bauleiter organisieren so ihren digitalen Schriftverkehr selbst und ordnen ihn den entsprechenden, für sie individuell freigegebenen Projektordnern, zu. Dafür wurden mittlerweile alle Bauleiter mit Tablets ausgerüstet, um auch auf der Baustelle Zugriff auf die relevanten Daten zu haben und um Details der Ausführung mit Digitalfotos zu dokumentieren. „Unsere Zukunftsvision ist die Ausrüstung aller Mitarbeiter mit Tablets mit individuell begrenzten Zugriffsrechten“, sind sich Peter J. Ott und Sandra Schüssler einig. „Auch die visuelle Kommunikation muss besser werden.“

Logistik und Zeiterfassung auf der Baustelle – digitale Erfassung für alle Prozesse

Der Lagerbestand bei Ott wird bereits mit Handscannern erfasst, in Bits und Bytes hinterlegt und ist so stets auf dem aktuellen Stand. Außerdem kann pro Artikel ein Mindestbestand festgelegt werden. Bei Unterschreitung gibt das System eine Meldung heraus. Das optimiert die Bereitstellung der benötigten Materialien in den Fahrzeugen für den nächsten Einsatztag und -ort.

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe
Per Handscanner wird der Lagerbestand erfasst und ins System übertragen.

Derzeit wird der nächste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro gegangen. So soll die insgesamt zur Verfügung stehende produktive Arbeitszeit aller Beschäftigten mit der tatsächlichen Produktivität anhand der Zeiterfassung verglichen werden. Damit kann eine noch bessere Planung für mögliche Projekte erstellt werden. Schon heute finden die regelmäßigen Bauleiterbesprechungen nicht ausschließlich am papiergefluteten runden Tisch beim Chef, sondern digital visualisiert vor dem Großbildmonitor statt.

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe
Alle gesammelten Daten des Lagerbestandes werden nun in das System übertragen.

Datensicherheit steht nicht erst seit Einführung der neuen Datenschutzgrundverordnung ganz oben bei Ott. „Zu den Daten hat nur Zugriff, wer diesen Zugriff auch benötigt und auch nur soviel Zugriff wie nötig und gesetzlich geregelt“, erklärt Sandra Schüssler. Und die gesamte Datenspeicherung erfolgt auf dem betriebseigenen Server mit zusätzlicher Verschlüsselung und doppelter Spiegelung aller Daten.“

Komplett papierloses Büro erst in der nächsten Generation

Die Umstellung auf einen wenigstens papierreduzierten Betrieb ist eine Sache der Gewohnheit – und der Abkehr von alten Ritualen. So müssen die Bauleiter schon mal daran erinnert werden, dass Pläne auf dem Tablet nicht nochmal ausgedruckt werden müssen. Und auch Peter J. Ott hat die Digitalisierung inzwischen „im eigenen Kopf verfestigt“.  Schmunzelnd gibt er zu, dass auch er anfangs E-Mails noch ausgedruckt hat, dann im nächsten Schritt mit Duplex-Druck den eigenen Papierverbrauch schon fast halbiert hat. Und heute denkt und handelt er weitgehend digital. „Das ist schneller, sicherer und ermöglich ein besseres Feedback an die Mitarbeiter und von den Mitarbeitern.“ Doch ein komplett papierloses Büro wird nach seiner Meinung wohl erst die nächste Generation der Betriebsführung erleben.

Ob er den einst eingeschlagenen Weg bereut? „Nein, aber ich kann mich durchaus als desillusioniert bezeichnen“, so Peter J. Ott. Für seine Heimatstadt Miltenberg vergingen rund 800 Jahre, bis sie im heutigen Glanz erstrahlt. Die „Voll-Digitalisierung“ des Handwerks wird ganz sicher weniger Zeit beanspruchen. „Wie auch immer – das Dachdeckerhandwerk wird aber immer ein Handwerk bleiben“, ist sich Ott sicher.

Sie sind auf der Suche nach weiteren Themen zur Digitalisierung? Lesen Sie hier, wie sich Drohnen einsetzen lassen für die Schadensdiagnostik oder das Aufmaß von Dächern.

 

Artikel jetzt teilen!

Weitere Artikel

Newsletter-Anmeldung