Das papierlose Büro optimiert betriebliche Abläufe

DACH-Ticker

Bauder wird neuer Anteilseigner bei Sita

Mit einem gleichberechtigten Anteil von 33 Prozent steigt das Stuttgarter Familienunternehmen Bauder, vorbehaltlich der Zustimmung des Kartellamts, als dritter Gesellschafter beim Dachentwässerungs-Spezialisten Sita ein. Mit dieser neuen strategischen Partnerschaft wollen die beiden Unternehmen ihre bereits heute enge und erfolgreiche Zusammenarbeit weiter intensivieren.

18. Januar 2022

BMI baut Kunststoffbahnen-Produktion aus

Mit einer Investition in zweistelliger Millionenhöhe erweitert die BMI Gruppe bis 2024 die Produktionskapazitäten für den deutschen Markt, um der wachsenden Nachfrage nach Kunststoffbahnen gerecht zu werden. BMI strebt damit langfristig die Marktführerschaft in diesem Segment an. Mit den Marken Cosmofin, Tectofin und Wolfin ist die deutsche BMI Gruppe einer der großen Anbieter von Abdichtungsbahnen aus Kunststoff in Deutschland. Die Produkte der ehemaligen Wolfin Bautechnik GmbH, die mittlerweile in der BMI Flachdachsysteme GmbH aufgegangen ist, gehören zu den führenden Kunststoffbahnen am deutschen Markt.

17. Januar 2022

Bruttoinlandsprodukt im Jahr 2021 um 2,7 Prozent gestiegen

Das preisbereinigte Bruttoinlandsprodukt war im Jahr 2021 nach ersten Berechnungen des Statistischen Bundesamtes um 2,7 Prozent höher als im Jahr 2020. „Die konjunkturelle Entwicklung war auch im Jahr 2021 stark abhängig vom Corona- Infektionsgeschehen und den damit einhergehenden Schutzmaßnahmen“, sagte Dr. Georg Thiel, Präsident des Statistischen Bundesamtes. „Trotz der andauernden Pandemiesituation und zunehmender Liefer- und Materialengpässe konnte sich die deutsche Wirtschaft nach dem Einbruch im Vorjahr erholen, wenngleich die Wirtschaftsleistung das Vorkrisenniveau noch nicht wieder erreicht hat“, so Thiel weiter. Im Vergleich zum Jahr 2019, dem Jahr vor Beginn der Corona-Pandemie, war das BIP 2021 noch um zwei Prozent niedriger.

14. Januar 2022

Materialengpässe am Bau gehen langsam zurück

Die Materialengpässe auf den deutschen Baustellen haben sich zum Jahresende leicht gebessert. Auf dem Hochbau haben im Dezember noch 31,3 Prozent der Unternehmen Lieferprobleme erlebt, im Vormonat waren es 34,5 Prozent. Das geht aus einer Umfrage des ifo Instituts hervor. „Trotz der aktuellen Verbesserungen bleibt die Lage angespannt. Die Werte sind im langfristigen Vergleich immer noch außergewöhnlich hoch“, sagt ifo Forscher Felix Leiss. Bei Holz und bei Stahl zeichnet sich eine gewisse Entspannung ab, dennoch wurden in beiden Fällen noch Engpässe gemeldet. Dämmmaterial und (andere) Kunststoffprodukte bleiben problematisch. „Die erheblich gestiegenen Materialpreise setzten die Bauunternehmen zusätzlich unter Druck. Insbesondere auf dem Hochbau planen die Betriebe, die Kosten in den kommenden Monaten an die Bauherren weiterzugeben“, ergänzt Leiss.

9. Januar 2022

Im Oktober wurden 29.597 Wohnungen genehmigt

Im Oktober 2021 wurde in Deutschland der Bau von 29.597 Wohnungen genehmigt. Wie das Statistische Bundesamt mitteilt, waren das saison- und kalenderbereinigt 3,2 Prozent weniger als im September 2021. Dennoch gab es im Zeitraum von Januar bis Oktober 2021 4,2 Prozent mehr Baugenehmigungen als im Vorjahreszeitraum.

17. Dezember 2021

Messe Dach+Holz auf Juli 2022 verschoben

Die Branchenleitmesse Dach+Holz International findet nicht wie ursprünglich geplant im Februar 2022 in Köln statt. Das Andauern der Coronapandemie sowie unkalkulierbare Rahmenbedingungen für die Durchführung von Messen seitens der Politik machen eine verlässliche Planung unmöglich. Daher hat sich der Veranstalter gemeinsam mit den Trägerverbänden der Messe einstimmig für eine Verlegung auf den 5. bis 8.Juli 2022 entschieden.

9. Dezember 2021

Arbeitsmarkt sicher durch den Winter zu bringen

„Der Arbeitsmarkt ist bislang gut durch die Corona-Pandemie gekommen. Die Novemberzahlen belegen erneut, dass wir die Folgen dieser tiefen wirtschaftlichen Krise nach und nach überwinden“, erklärt Bundesarbeitsminister Hubertus Heil (SPD). Im November ist die Arbeitslosenquote weiter leicht gesunken und liegt jetzt bei 5,1 Prozent. Insgesamt sind damit 2,3 Millionen Menschen arbeitslos, 60.000 weniger als im Vormonat. Selbst saisonbereinigt ist ihre Zahl immer noch um 34.000 gesunken. Bis September ist außerdem die Inanspruchnahme des Kurzarbeitergelds auf 751.000 Personen gesunken. Auch die sozialversicherungspflichtige Beschäftigung hat sich in den vergangenen Monaten sehr gut entwickelt. Sie lag im September bei 34,3 Millionen Beschäftigten.

6. Dezember 2021

Kalzip: Neuerung in der Geschäftsführung

Andrew Leach hat Anfang Dezember den Posten des CEO der Kalzip GmbH, Koblenz, übernommen. Der gebürtige Brite ist seit vielen Jahren in der Branche und bei Kalzip tätig, unter anderem in verschiedenen Führungspositionen in Sales und Marketing auf internationaler Ebene. In seiner neuen Funktion leitet er das Unternehmen in Deutschland federführend und tritt damit die Nachfolge von Frank Krauskopf an, der sein Mandat als Geschäftsführer niederlegt. Gemeinsam mit Peter Brechtelsbauer, der bereits seit März 2018 als CEO bei Kalzip tätig ist, wird Leach in der Geschäftsführung agieren.

2. Dezember 2021

Stephan Hettwer wird neuer Vertriebschef bei Roto

Stephan Hettwer (Foto Mitte) übernimmt ab Januar 2021 als Direktor Kunden und Märkte und Geschäftsführer in Personalunion die direkte Verantwortung der deutschen Vertriebsorganisation von Roto. Er folgt auf Markus Röser, der Roto als Geschäftsführer Deutschland, zum Jahresende 2021 verlässt. An Hettwer berichtet künftig eine Doppelspitze aus langjährigen Mitarbeitern. Yann Lesage, bisher Vertriebsleiter West, übernimmt die Position als Vertriebsleiter Außendienst. Vertriebsleiter Innendienst bleibt Thomas Schoch.

15. November 2021

Gutex baut neues Werk für Holzfaserdämmplatten

Ab September 2023 will Gutex im Gewerbepark Breisgau, 30 Kilometer südlich von Freiburg, ökologische Holzfaserdämmplatten aus regionalem Nadelholz herstellen. Insgesamt investiert der Hersteller laut einer Pressemeldung auf sechs Hektar Fläche über 100 Millionen Euro und schafft zum Start der Produktion rund 60 neue Arbeitsplätze. Bei Vollauslastung der Anlage sollen es mindestens 120 sein. Das Werk werde ganzjährig im 3-Schichtbetrieb gefahren werden. Die geplante Trockenanlage besitzt eine Produktionskapazität von bis zu 4.800 Kubikmeter am Tag.

12. November 2021

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe

Papierloses Büro optimiert betriebliche Abläufe

11. September 2018

 · Harald Friedrich

Papier ist geduldig, sagt der Volksmund. Dass auch eine Menge Geduld Voraussetzung dafür ist, das Papier aus dem Betriebsalltag zu verbannen, weiß der Geschäftsführer des Miltenberger Dachdeckerbetriebs Klemens Ott GmbH, Peter J. Ott, nur zu gut aus eigener Erfahrung. „Schon 1985 haben wir mit der EDV-gestützten Kalkulation begonnen“, erinnert er sich. Damit gehörte er zu den ersten 50 Anwendern, die damals mit „Interdach“ arbeiteten. Bald wurde der „Kollege Computer“ auch für die Lohn- und Finanzbuchhaltung eingesetzt. Für den klassischen Handwerker auch 20 Jahre nach der ersten Landung eines Menschen auf dem Mond durchaus noch keine Selbstverständlichkeit. Inzwischen wurde diese Software durch einen anderen Branchenanbieter – HAPAK – abgelöst.

Papierloses Büro: Erste Schritte mit Loggern und Software

Ende der 1990er Jahre rüstete der unterfränkische Dachdeckermeister seinen gesamten Fuhrpark mit sogenannten Loggern aus. Die registrierten nicht mehr und nicht weniger als die Zeiten, in denen die Zündung der betreffenden Fahrzeuge ein- oder ausgeschaltet waren. Ausgehend von der Annahme, dass die Insassen eines stehenden Fahrzeugs am Arbeiten sind, war dies der erste Schritt zur elektronischen Arbeitszeiterfassung. Diese Logger, die insgesamt 15 Jahre im Einsatz waren, wurden mit den Baustellen verknüpft – der nächste Schritt zur Digitalisierung war gemacht.

Der Versuch einer Ausweitung der digitalen Anwendungen mit ELO Digital Office, einem Unternehmen, das aus der Leitz-Gruppe hervorging, scheiterte. „Nach einem Jahr haben wir den Irrweg erkannt“, so Peter J. Ott. Nach seiner Erfahrung war die ELO-Version, für die man sich entschieden hatte, schlichtweg mit den Datenmengen und der Komplexität der nötigen Verknüpfungen überfordert. „Zumindest die ELO Office-Version mag ein erster Schritt für kleinste Betriebe sein – ein Unternehmen wie wir mit 40 Mitarbeitern ist einfach ein paar Nummern zu groß für diese Version.“ So ergaben sich etwa Probleme bei der Verschlagwortung der digitalisierten Dokumente. Wer hier nicht buchstabengetreu das Schlagwort zur Suche eingibt, wird Schwierigkeiten haben, sein Dokument jemals wiederzufinden.

Expertise einer Mitarbeiterin bringt Digitalisierung des Workflows voran

Als Glücksfall, Fügung des Schicksals – oder, wie es Ott sagt: Volltreffer – erwies sich die damals noch befristete Einstellung von Sandra Schüssler vor wenigen Jahren. Die IT-affine Studentin entwickelte im Rahmen ihrer Bachelor-Arbeit in Wirtschaftspsychologie nicht nur ein Betriebshandbuch und das Kompetenzmanagement-System für die Klemens Ott GmbH – sie war es auch, die den Anstoß für die Optimierung des Workflows in Richtung papierloses Büro gab. Das Dokumentations-Managementsystem Docuware wurde eingeführt. „Weniger suchen, schneller finden, effektiver arbeiten – nur so macht Digitalisierung Sinn“, erklärt Sandra Schüssler, die inzwischen halbtags ihren festen Arbeitsplatz bei Ott hat.

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe
Peter J. Ott (li.) hat mit Sandra Schüssler (re.) echte IT-Kompetenz gefunden.

Schon beim Einscannen der Lieferantenrechnungen – auch von der Dachdecker-Einkauf Süd, bei der die Klemens Ott GmbH seit Jahrzehnten Mitglied und Kunde ist, zeigen sich die Docuware-Vorzüge: Ein intelligentes Indexing lernt permanent dazu und erkennt Rechnungen, deren Absender und Feldzuordnungen wie Rechnungsnummer, Auftragsnummer oder Artikelnummern. Farbliche Markierungen zeigen, ob alle Felder korrekt erkannt wurden (grün), eine Prüfung empfohlen wird (gelb) oder die Software erhebliche Zweifel an der Erkennung/Zuordnung hat (rot). Und selbst Skontomöglichkeiten und -fristen werden erkannt.

Intelligente Software macht papierloses Büro effektiv

Zum einen werden alle relevanten Daten sortiert nach Projekten komplett an Firmenchef Peter J. Ott zur Einsicht gesandt. Parallel dazu erhalten die Bauleiter die ihre Baustellen betreffenden Daten zur Einsicht, Prüfung und Freigabe mittels eigener digitaler Stempel. Dabei werden die Daten der Eingangsrechnungen auch mit einem Klick mit der Bestellung verglichen. So können Mengen- und Preisabweichungen, aber auch Preisschwankungen gegenüber früheren Bestellungen, sofort entdeckt und bei Bedarf nachgefragt werden. Erst nach Freigabe durch Bauleiter und Firmenleitung wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet. So können Anwendungen für das papierlose Büro die Prozesse optimieren und dem Betrieb einen konkreten Nutzen bringen.

Inzwischen werden auch Anfragen von Kunden und solchen, die es werden wollen, entsprechend in digitalen Ordnern abgelegt. Auch die Bauleiter organisieren so ihren digitalen Schriftverkehr selbst und ordnen ihn den entsprechenden, für sie individuell freigegebenen Projektordnern, zu. Dafür wurden mittlerweile alle Bauleiter mit Tablets ausgerüstet, um auch auf der Baustelle Zugriff auf die relevanten Daten zu haben und um Details der Ausführung mit Digitalfotos zu dokumentieren. „Unsere Zukunftsvision ist die Ausrüstung aller Mitarbeiter mit Tablets mit individuell begrenzten Zugriffsrechten“, sind sich Peter J. Ott und Sandra Schüssler einig. „Auch die visuelle Kommunikation muss besser werden.“

Logistik und Zeiterfassung auf der Baustelle – digitale Erfassung für alle Prozesse

Der Lagerbestand bei Ott wird bereits mit Handscannern erfasst, in Bits und Bytes hinterlegt und ist so stets auf dem aktuellen Stand. Außerdem kann pro Artikel ein Mindestbestand festgelegt werden. Bei Unterschreitung gibt das System eine Meldung heraus. Das optimiert die Bereitstellung der benötigten Materialien in den Fahrzeugen für den nächsten Einsatztag und -ort.

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe
Per Handscanner wird der Lagerbestand erfasst und ins System übertragen.

Derzeit wird der nächste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro gegangen. So soll die insgesamt zur Verfügung stehende produktive Arbeitszeit aller Beschäftigten mit der tatsächlichen Produktivität anhand der Zeiterfassung verglichen werden. Damit kann eine noch bessere Planung für mögliche Projekte erstellt werden. Schon heute finden die regelmäßigen Bauleiterbesprechungen nicht ausschließlich am papiergefluteten runden Tisch beim Chef, sondern digital visualisiert vor dem Großbildmonitor statt.

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe
Alle gesammelten Daten des Lagerbestandes werden nun in das System übertragen.

Datensicherheit steht nicht erst seit Einführung der neuen Datenschutzgrundverordnung ganz oben bei Ott. „Zu den Daten hat nur Zugriff, wer diesen Zugriff auch benötigt und auch nur soviel Zugriff wie nötig und gesetzlich geregelt“, erklärt Sandra Schüssler. Und die gesamte Datenspeicherung erfolgt auf dem betriebseigenen Server mit zusätzlicher Verschlüsselung und doppelter Spiegelung aller Daten.“

Komplett papierloses Büro erst in der nächsten Generation

Die Umstellung auf einen wenigstens papierreduzierten Betrieb ist eine Sache der Gewohnheit – und der Abkehr von alten Ritualen. So müssen die Bauleiter schon mal daran erinnert werden, dass Pläne auf dem Tablet nicht nochmal ausgedruckt werden müssen. Und auch Peter J. Ott hat die Digitalisierung inzwischen „im eigenen Kopf verfestigt“.  Schmunzelnd gibt er zu, dass auch er anfangs E-Mails noch ausgedruckt hat, dann im nächsten Schritt mit Duplex-Druck den eigenen Papierverbrauch schon fast halbiert hat. Und heute denkt und handelt er weitgehend digital. „Das ist schneller, sicherer und ermöglich ein besseres Feedback an die Mitarbeiter und von den Mitarbeitern.“ Doch ein komplett papierloses Büro wird nach seiner Meinung wohl erst die nächste Generation der Betriebsführung erleben.

Ob er den einst eingeschlagenen Weg bereut? „Nein, aber ich kann mich durchaus als desillusioniert bezeichnen“, so Peter J. Ott. Für seine Heimatstadt Miltenberg vergingen rund 800 Jahre, bis sie im heutigen Glanz erstrahlt. Die „Voll-Digitalisierung“ des Handwerks wird ganz sicher weniger Zeit beanspruchen. „Wie auch immer – das Dachdeckerhandwerk wird aber immer ein Handwerk bleiben“, ist sich Ott sicher.

Sie sind auf der Suche nach weiteren Themen zur Digitalisierung? Lesen Sie hier, wie sich Drohnen einsetzen lassen für die Schadensdiagnostik oder das Aufmaß von Dächern.

 

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