Das papierlose Büro optimiert betriebliche Abläufe

DACH-Ticker

EEG 2023: Fördersätze für PV-Anlagen steigen

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) hat Ende Juli über das Inkrafttreten erster Regelungen aus dem EEG 2023 informiert. Ab sofort können Betreiber von neu in Betrieb genommenen Solaranlagen bis zu 13,40 Cent pro Kilowattstunde für ihren PV-Strom erhalten. Die erhöhten Fördersätze gelten allerdings laut Zentralverband des Deutschen Dachdeckerhandwerks nur für sogenannte Volleinspeiser. Das heißt: Der erzeugte Strom wird nicht selbst verbraucht, sondern vollständig ins Netz eingespeist.

8. August 2022

Baugenehmigungen für Einfamilienhäuser sind 2022 eingebrochen

Im April 2022 wurde in Deutschland der Bau von 31 152 Wohnungen genehmigt. Wie das Statistische Bundesamt mitteilt, waren das 5,1 Prozent oder 1 515 Baugenehmigungen mehr als im April 2021. Von Januar bis April 2022 wurden damit insgesamt 123.659 Baugenehmigungen für Wohnungen erteilt – dies waren 1,5 Prozent weniger als im Vorjahr (125.553 Baugenehmigungen). Im Neubau gab es in den ersten vier Monaten 2022 gegenüber dem Vorjahr ein Minus von 22 Prozent bei Einfamilienhäusern und ein Plus von 11,6 Prozent bei Mehrfamilienhäusern.

17. Juni 2022

Bauwirtschaft: Arbeitsunfälle 2021 leicht rückläufig

Die Arbeitsunfälle in der Bauwirtschaft sind im vergangenen Jahr um 0,4 Prozentpunkte auf 103.525 leicht gesunken. Auch die Anzahl der tödlichen Arbeitsunfälle ging laut BG Bau zurück. Einen leichten Anstieg gibt es hingegen bei den Anzeigen auf Verdacht einer Berufserkrankung. Der zweithäufigste Verdachtsfall war hierbei das für das Dachdeckerhandwerk besonders relevante Risiko von Hautkrebs durch Sonneneinstrahlung. Der leichte Rückgang bei Arbeitsunfällen und tödlichen Arbeitsunfällen sei laut BG Bau aber kein Grund zur Entwarnung. Denn die Zahlen seien immer noch zu hoch. 

3. Juni 2022

Peter Aicher bleibt Vorsitzender von Holzbau Deutschland

Bild von Peter Aicher, Vorsitzender von Holzbau Deutschland
Peter Aicher will den Holzbau in den kommenden Jahren weiter voranbringen. (Foto: Holzbau Deutschland)

Bei den Vorstandswahlen von Holzbau Deutschland ist Peter Aicher erneut zum Vorsitzenden gewählt worden. „Ich bedanke mich sehr herzlich für das mir entgegengebrachte Vertrauen und freue mich riesig, den Holzbau in den kommenden Jahren gemeinsam mit meinen Vorstandskollegen weiter voranzubringen. Wir haben in den vergangenen Jahren viele Projekte angestoßen und realisiert. Dass sich unser Engagement lohnt, bestätigt der kontinuierliche Aufwärtstrend des Holzbaus“, betonte der einstimmig wiedergewählte Vorsitzende von Holzbau Deutschland – Bund Deutscher Zimmermeister im Zentralverband des Deutschen Baugewerbes

19. April 2022

Langjähriger BMI-Chef Ulrich Siepe gestorben

Bild von Ulrich Siepe mit Dachdeckerin Larissa Würtenberger
Ulrich Siepe auf der Dach+Holz 2020 mit Dachdeckerin Larissa Würtenberger.

Das Dachhandwerk trauert um eine Führungspersönlichkeit und einen Menschenfreund. Der langjährige BMI-Geschäftsführer Ulrich Siepe ist am 23. März nach schwerer Krankheit verstorben, über die er schon während seiner bis 2020 dauernden Karriere bei BMI offen gesprochen hatte. Seine offene, freundliche und zugewandte Art werden viele langjährige Marktbegleiter vermissen.

31. März 2022

BMI investiert in Erweiterungsbau für Schulungszentrum

Bild von Spatenstich für BMI-Schulungszentrum
Spatenstich für Erweiterungsbau des BMI-Schulungszentrums. (Foto: BMI)

BMI stärkt erneut den Wirtschaftsstandort Heusenstamm. Am Stammwerk von Braas investiert BMI in einen Erweiterungsbau für das bestehende Schulungszentrum. Dort wird es auf 1.750 Quadratmetern genügend Platz für Trainings- und Seminarräume, für Lager, Werkstatt und Funktionsräume sowie für Großveranstaltungen mit bis zu 300 Teilnehmern geben.

23. März 2022

ifo Institut: Baupreise steigen 2022 weiter

Die deutschen Bauunternehmen planen, auf breiter Linie die Baupreise zu erhöhen. Das geht aus den Umfragen des ifo Instituts hervor. Im Hochbau kalkulierte jeder zweite Betrieb für die kommenden Monate mit Preisanpassungen. „Das ist eine Folge der rasanten Kostenanstiege beim Baumaterial, diese werden nun an die Kunden weitergeben“, sagt ifo-Forscher Felix Leiss. „Insbesondere bei den Dämmstoffen gab es weiterhin Probleme. Holz spielte aktuell wieder eine größere Rolle. Das sehen wir beim Großhandel mit Holz und auch bei Bauelementen aus Holz. Hier wurde wieder sehr oft von Preiserhöhungen berichtet“, sagt Leiss weiter. „Zudem sind die Auswirkungen des Kriegs in der Ukraine auf die Bauwirtschaft sind im Moment noch nicht abzusehen.“

17. März 2022

Energiesouveränität bedeutet auch Energieeffizienz im Gebäudebestand

Im Rahmen des gemeinsamen Aufrufs von Verbraucher-, Wirtschafts- und Umweltverbänden an die Bundesregierung „Energiesouveränität ist das Gebot der Stunde”, verbunden mit der Forderung nach einem nationalen Gipfel für Energiesouveränität erklärte der Vorsitzende der Bundesvereinigung Bauwirtschaft, Marcus Nachbauer: „Für energieeffiziente Häuser und Gebäude brauchen wir eine verlässliche und auskömmliche Förderkulisse, die auch diejenigen Standards fördert, die gefordert werden. Konkret heißt das: Wenn das EH 55 zum Standard wird, sollte auch dieser gefördert werden. Ähnliches gilt für die energetische Sanierung: EH 70 bei Sanierungen ist ambitioniert und sollte daher entsprechend gefördert werden. Das gilt auch für den Einbau von Heizungen, die auf regenerativen Energien beruhen, sowie den Einbau von Solaranlagen.“

11. März 2022

Janine Neureuther erste stellvertretende Landesinnungsmeisterin

Janine Neureuther, Geschäftsführerin der Neureuther Bedachungen GmbH in Rheinstetten bei Karlsruhe, übernimmt ab sofort das Amt der stellvertretenden Landesinnungsmeisterin des Dachdeckerhandwerks Baden-Württemberg. Sie wurde einstimmig durch die zehn Dachdecker-Innungen Baden-Württembergs zur Nachfolgerin von Michael Braunwarth (Foto links) gewählt. Sie ist damit die erste stellvertretende Landesinnungsmeisterin im deutschen Dachdeckerhandwerk und übernimmt das Amt der Landesreferentin für Berufsbildung.

4. März 2022

Braas ist „Marke des Jahrhunderts“

Es ist ein Name für die Geschichtsbücher: Braas wurde in der Kategorie „Die Dachpfanne“ 2022 als „Marke des Jahrhunderts“ prämiert. Die renommierte Verlagsgruppe „DIE ZEIT“ vergab die Auszeichnung an einen Hersteller von Dachsteinen und Tondachziegeln, der mit seinen Produkten die Baugeschichte von den ersten Jahren der Bundesrepublik bis heute nachhaltig geprägt und mitgestaltet hat.

18. Februar 2022

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe

Papierloses Büro optimiert betriebliche Abläufe

11. September 2018

 · Harald Friedrich

Papier ist geduldig, sagt der Volksmund. Dass auch eine Menge Geduld Voraussetzung dafür ist, das Papier aus dem Betriebsalltag zu verbannen, weiß der Geschäftsführer des Miltenberger Dachdeckerbetriebs Klemens Ott GmbH, Peter J. Ott, nur zu gut aus eigener Erfahrung. „Schon 1985 haben wir mit der EDV-gestützten Kalkulation begonnen“, erinnert er sich. Damit gehörte er zu den ersten 50 Anwendern, die damals mit „Interdach“ arbeiteten. Bald wurde der „Kollege Computer“ auch für die Lohn- und Finanzbuchhaltung eingesetzt. Für den klassischen Handwerker auch 20 Jahre nach der ersten Landung eines Menschen auf dem Mond durchaus noch keine Selbstverständlichkeit. Inzwischen wurde diese Software durch einen anderen Branchenanbieter – HAPAK – abgelöst.

Papierloses Büro: Erste Schritte mit Loggern und Software

Ende der 1990er Jahre rüstete der unterfränkische Dachdeckermeister seinen gesamten Fuhrpark mit sogenannten Loggern aus. Die registrierten nicht mehr und nicht weniger als die Zeiten, in denen die Zündung der betreffenden Fahrzeuge ein- oder ausgeschaltet waren. Ausgehend von der Annahme, dass die Insassen eines stehenden Fahrzeugs am Arbeiten sind, war dies der erste Schritt zur elektronischen Arbeitszeiterfassung. Diese Logger, die insgesamt 15 Jahre im Einsatz waren, wurden mit den Baustellen verknüpft – der nächste Schritt zur Digitalisierung war gemacht.

Der Versuch einer Ausweitung der digitalen Anwendungen mit ELO Digital Office, einem Unternehmen, das aus der Leitz-Gruppe hervorging, scheiterte. „Nach einem Jahr haben wir den Irrweg erkannt“, so Peter J. Ott. Nach seiner Erfahrung war die ELO-Version, für die man sich entschieden hatte, schlichtweg mit den Datenmengen und der Komplexität der nötigen Verknüpfungen überfordert. „Zumindest die ELO Office-Version mag ein erster Schritt für kleinste Betriebe sein – ein Unternehmen wie wir mit 40 Mitarbeitern ist einfach ein paar Nummern zu groß für diese Version.“ So ergaben sich etwa Probleme bei der Verschlagwortung der digitalisierten Dokumente. Wer hier nicht buchstabengetreu das Schlagwort zur Suche eingibt, wird Schwierigkeiten haben, sein Dokument jemals wiederzufinden.

Expertise einer Mitarbeiterin bringt Digitalisierung des Workflows voran

Als Glücksfall, Fügung des Schicksals – oder, wie es Ott sagt: Volltreffer – erwies sich die damals noch befristete Einstellung von Sandra Schüssler vor wenigen Jahren. Die IT-affine Studentin entwickelte im Rahmen ihrer Bachelor-Arbeit in Wirtschaftspsychologie nicht nur ein Betriebshandbuch und das Kompetenzmanagement-System für die Klemens Ott GmbH – sie war es auch, die den Anstoß für die Optimierung des Workflows in Richtung papierloses Büro gab. Das Dokumentations-Managementsystem Docuware wurde eingeführt. „Weniger suchen, schneller finden, effektiver arbeiten – nur so macht Digitalisierung Sinn“, erklärt Sandra Schüssler, die inzwischen halbtags ihren festen Arbeitsplatz bei Ott hat.

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe
Peter J. Ott (li.) hat mit Sandra Schüssler (re.) echte IT-Kompetenz gefunden.

Schon beim Einscannen der Lieferantenrechnungen – auch von der Dachdecker-Einkauf Süd, bei der die Klemens Ott GmbH seit Jahrzehnten Mitglied und Kunde ist, zeigen sich die Docuware-Vorzüge: Ein intelligentes Indexing lernt permanent dazu und erkennt Rechnungen, deren Absender und Feldzuordnungen wie Rechnungsnummer, Auftragsnummer oder Artikelnummern. Farbliche Markierungen zeigen, ob alle Felder korrekt erkannt wurden (grün), eine Prüfung empfohlen wird (gelb) oder die Software erhebliche Zweifel an der Erkennung/Zuordnung hat (rot). Und selbst Skontomöglichkeiten und -fristen werden erkannt.

Intelligente Software macht papierloses Büro effektiv

Zum einen werden alle relevanten Daten sortiert nach Projekten komplett an Firmenchef Peter J. Ott zur Einsicht gesandt. Parallel dazu erhalten die Bauleiter die ihre Baustellen betreffenden Daten zur Einsicht, Prüfung und Freigabe mittels eigener digitaler Stempel. Dabei werden die Daten der Eingangsrechnungen auch mit einem Klick mit der Bestellung verglichen. So können Mengen- und Preisabweichungen, aber auch Preisschwankungen gegenüber früheren Bestellungen, sofort entdeckt und bei Bedarf nachgefragt werden. Erst nach Freigabe durch Bauleiter und Firmenleitung wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet. So können Anwendungen für das papierlose Büro die Prozesse optimieren und dem Betrieb einen konkreten Nutzen bringen.

Inzwischen werden auch Anfragen von Kunden und solchen, die es werden wollen, entsprechend in digitalen Ordnern abgelegt. Auch die Bauleiter organisieren so ihren digitalen Schriftverkehr selbst und ordnen ihn den entsprechenden, für sie individuell freigegebenen Projektordnern, zu. Dafür wurden mittlerweile alle Bauleiter mit Tablets ausgerüstet, um auch auf der Baustelle Zugriff auf die relevanten Daten zu haben und um Details der Ausführung mit Digitalfotos zu dokumentieren. „Unsere Zukunftsvision ist die Ausrüstung aller Mitarbeiter mit Tablets mit individuell begrenzten Zugriffsrechten“, sind sich Peter J. Ott und Sandra Schüssler einig. „Auch die visuelle Kommunikation muss besser werden.“

Logistik und Zeiterfassung auf der Baustelle – digitale Erfassung für alle Prozesse

Der Lagerbestand bei Ott wird bereits mit Handscannern erfasst, in Bits und Bytes hinterlegt und ist so stets auf dem aktuellen Stand. Außerdem kann pro Artikel ein Mindestbestand festgelegt werden. Bei Unterschreitung gibt das System eine Meldung heraus. Das optimiert die Bereitstellung der benötigten Materialien in den Fahrzeugen für den nächsten Einsatztag und -ort.

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe
Per Handscanner wird der Lagerbestand erfasst und ins System übertragen.

Derzeit wird der nächste Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro gegangen. So soll die insgesamt zur Verfügung stehende produktive Arbeitszeit aller Beschäftigten mit der tatsächlichen Produktivität anhand der Zeiterfassung verglichen werden. Damit kann eine noch bessere Planung für mögliche Projekte erstellt werden. Schon heute finden die regelmäßigen Bauleiterbesprechungen nicht ausschließlich am papiergefluteten runden Tisch beim Chef, sondern digital visualisiert vor dem Großbildmonitor statt.

Papierloses Büro optimiert Arbeitsabläufe
Alle gesammelten Daten des Lagerbestandes werden nun in das System übertragen.

Datensicherheit steht nicht erst seit Einführung der neuen Datenschutzgrundverordnung ganz oben bei Ott. „Zu den Daten hat nur Zugriff, wer diesen Zugriff auch benötigt und auch nur soviel Zugriff wie nötig und gesetzlich geregelt“, erklärt Sandra Schüssler. Und die gesamte Datenspeicherung erfolgt auf dem betriebseigenen Server mit zusätzlicher Verschlüsselung und doppelter Spiegelung aller Daten.“

Komplett papierloses Büro erst in der nächsten Generation

Die Umstellung auf einen wenigstens papierreduzierten Betrieb ist eine Sache der Gewohnheit – und der Abkehr von alten Ritualen. So müssen die Bauleiter schon mal daran erinnert werden, dass Pläne auf dem Tablet nicht nochmal ausgedruckt werden müssen. Und auch Peter J. Ott hat die Digitalisierung inzwischen „im eigenen Kopf verfestigt“.  Schmunzelnd gibt er zu, dass auch er anfangs E-Mails noch ausgedruckt hat, dann im nächsten Schritt mit Duplex-Druck den eigenen Papierverbrauch schon fast halbiert hat. Und heute denkt und handelt er weitgehend digital. „Das ist schneller, sicherer und ermöglich ein besseres Feedback an die Mitarbeiter und von den Mitarbeitern.“ Doch ein komplett papierloses Büro wird nach seiner Meinung wohl erst die nächste Generation der Betriebsführung erleben.

Ob er den einst eingeschlagenen Weg bereut? „Nein, aber ich kann mich durchaus als desillusioniert bezeichnen“, so Peter J. Ott. Für seine Heimatstadt Miltenberg vergingen rund 800 Jahre, bis sie im heutigen Glanz erstrahlt. Die „Voll-Digitalisierung“ des Handwerks wird ganz sicher weniger Zeit beanspruchen. „Wie auch immer – das Dachdeckerhandwerk wird aber immer ein Handwerk bleiben“, ist sich Ott sicher.

Sie sind auf der Suche nach weiteren Themen zur Digitalisierung? Lesen Sie hier, wie sich Drohnen einsetzen lassen für die Schadensdiagnostik oder das Aufmaß von Dächern.

 

Artikel jetzt teilen!

Weitere Artikel

Newsletter-Anmeldung