Karl-Heinz Krawczyk führt einen Betrieb, ist Landesinnungsmeister, macht einen Podcast und unterstützt Kollegen als Coach. Auf so vielen Hochzeiten kann der 55-Jährige gut gelaunt tanzen, weil er via iPad seine betrieblichen Prozesse optimal organisiert hat.
Heraus aus den betrieblichen Hamsterrad
Viele Betriebsinhaber kennen das Hamsterrad. Sie arbeiten lange, kommen kaum hinterher bei all den Anforderungen und haben zu wenig Zeit für sich und die Familie. Doch wie geht das in der Praxis, selbstbestimmt arbeiten als selbstständiger Handwerker? Einer, der es macht, ist Karl-Heinz Krawczyk in Freiburg, Mitglied der Dachdecker-Einkauf Süd eG. Der 55-Jährige führt den vom Vater vor 55 Jahren gegründeten gleichnamigen Betrieb in zweiter Generation.
Was seine Strategie so besonders macht, ist direkt zu spüren, wenn er einen in seinen Büroräumen empfängt. Wo sonst bei den meisten Betrieben mit ähnlicher Größe geschäftiges Treiben herrscht, ist es im Hause Krawczyk völlig ruhig. Denn hier arbeiten keine Büromitarbeiter oder gar zusätzliche angestellte Meister. Vielmehr wickelt der Dachdeckermeister in Eigenregie fast alle administrativen Aufgaben ab.
Das iPad ist für Karl-Heinz Krawczyk das Büro
Wie das geht? „Ich habe alle wichtigen Programme auf meinem iPad. Alle Anwendungen sind browserbasiert. Das heißt, ich brauche keinen eigenen IT-Server mehr und habe ein papierloses Büro“, erläutert Krawczyk. So sind alle Schreibtische wie leergefegt, Notizzettel und Aktenordner: Fehlanzeige. Seine Tochter Kim verwaltet die Aufgaben in Bezug auf das Qualitätsmanagementsystem gem. DIN EN ISO 9001. „Diese Zertifizierung haben wir im Jahr 2008 eingeführt. Da haben wir alle Prozesse durchleuchtet: Wie wir arbeiten, wie wir mit Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden umgehen oder wie wir Risiken bewerten“, sagt Krawczyk. Jedes Jahr wird der Betrieb von externen Gutachtern für die Zertifizierung geprüft.
Unproduktive Kosten stark reduziert
Die jahrelange intensive Beschäftigung mit den Abläufen hat den Betrieb dahin geführt, wo er jetzt steht. „Wir haben unproduktive Kosten stark reduziert. Wichtig ist die qualitativ hochwertige Arbeit unserer Mitarbeiter an den Baustellen“, erläutert Krawczyk. Wie schafft es der Dachdeckermeister, das Büro höchst effizient abzuwickeln, ohne länger als andere zu arbeiten und auch noch Zeit für das aufwendige Ehrenamt als Landesinnungsmeister des Dachdeckerhandwerks Baden-Württemberg, einen Podcast und sein Hobby, die Fliegerei, zu haben?
Terminvergabe über Website-Tool
Das beginnt mit den Kundenkontakten. Seit Krawczyk ein Tool für Terminvereinbarungen auf seiner Homepage integriert hat, bekommt er rund 50 Prozent weniger Anrufe. Gerne buchen die Kunden online einen Termin – nach Wahl für ein Telefonat, ein Online-Meeting oder vor Ort. „Die Kunden sind zufrieden, weil sie sehr schnell zu einem Termin kommen. Und ich kann über das Tool vorab festlegen, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten ich Termine annehmen will. So komme ich aus der Fremdsteuerung heraus und bestimme selbst“, berichtet Krawczyk.
Eine Software für Telefon und Mail
Eine Telefonanlage sucht der Besucher ebenfalls vergebens. Der Dachdeckermeister telefoniert nur über sein iPad. Die Anrufe laufen alle in das Software-Tools Spark ein, in dem sich vor allem Mails intelligent verwalten, nach Wichtigkeit priorisieren und einfach in andere Programme, etwa für die Baustellenplanung, herüberziehen lassen. Dank Spark kann Krawczyk in wenigen Minuten seinen Posteingang aufräumen, der bei ihm am Ende des Tages immer leer ist. „Mails, die ich in weniger als zwei Minuten bearbeiten kann, beantworte ich sofort. Das gilt auch für wichtige Anrufe. Alles andere speichere ich in meinem zweiten Softwaretool – Meistertask.“
Eine Software für Aufgaben und Projekte
In Meistertask ordnet Krawczyk seine Projekte und Aufgaben. Die Software zeigt ihm alles sehr anschaulich, etwa über eine Zeitleiste. Auch dieses Tool hilft ihm dabei, sich auf das Wichtige und Wesentliche zu konzentrieren, nicht auf das vermeintlich Dringende. So hat er immer den Überblick, was zuerst angegangen werden muss und was warten kann. Das dritte Tool, das er verwendet, heißt Memomeister. Dort speichert er in separaten Ordnern alle Infos rund um seine Baustellenprojekte. „Das bringt mir Qualitätssicherung, die Prüfung von extra Leistungen, eine offene Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden sowie die Möglichkeit, gut auf Unwägbarkeiten auf Baustellen reagieren zu können“, sagt Krawczyk.
Eine Software für Baustellen
Offene Kommunikation heißt etwa, dass jeder gewerbliche Mitarbeiter Memomeister auf seinem Smartphone hat und der Chef ihm jeweils den Ordner der jeweiligen Baustelle freischaltet. „Das ist Wertschätzung, dass alle auf dem gleichen Wissensstand sind, nicht nur die Vorarbeiter“, erklärt Krawczyk. Die Mitarbeiter dokumentieren dabei mit Fotos von Beginn an jeden Arbeitsschritt. Gibt es ein Problem, können sie auf den Bildern mit dem Finger das betreffende Detail rot markieren und zudem Kommentare schreiben. So ist der Chef immer auf dem aktuellen Stand und kann helfen, falls es mal erforderlich ist, ohne dafür auf die Baustelle kommen zu müssen.
Kunden erhalten Fotodokumentation der Baustelle
Zudem kann Krawczyk anhand der Bilder sehen, wenn seine Mitarbeiter zusätzliche Leistungen an Dächern ausführen, die nicht im Angebot standen. „Anhand der Bilder kann ich das gegenüber dem Kunden gut kommunizieren und in so einem Fall am Ende korrekt abrechnen.“ Zudem gibt er seine Fotodokumentation auch für Kunden frei, ein Zeichen von Transparenz. „Da haben mich Kollegen auch schon für verrückt erklärt, aber ich habe damit gute Erfahrungen gemacht.“
Sein iPad-Büro ist ein zentraler Baustein des selbstbestimmten Arbeitens von Karl-Heinz Krawczyk. Die beiden anderen sind sein Umgang mit Kunden und Mitarbeitern. Sein Betrieb arbeitet heute überwiegend für Privatkunden, vor allem Sanierungen, auch im Bereich Denkmalschutz. „Wir machen üblicherweise keine Bieterverfahren mit. Qualität und billig, das geht nicht zusammen“, sagt der Dachdeckermeister. 1990 stieg der Junior in den Betrieb ein, sechs Jahre später führte er bereits allein Regie.
Dachdecker sucht seine Kunden selbst aus
Krawczyk Junior hatte und hat eine klare Strategie. „Wir suchen uns die Kunden aus, für wen wir arbeiten und zu welchem Preis.“ Da passiert es, dass der Chef auf sein Bauchgefühl hört und einem potenziellen Kunden deshalb absagt. Oder er nimmt einen Auftrag nicht an, weil er möglichst mit dem Material bestimmter Lieferanten arbeiten möchte. „Damit kennen sich meine Leute aus, darauf sind sie geschult, dafür bilde ich sie weiter.“
Weniger Zeitaufwand für Angebote
Diese Strategie hat auch den Vorteil, dass Krawczyk weniger Zeit braucht für Angebote. Er hat ein paar Vorlagen für Steildach, Flachdach oder Reparaturen, in denen er regelmäßig die Einkaufspreise der Materialen und womöglich die Kalkulation aktualisiert. Reklamationen sind selten, weil die Qualität stimmt. „Meine Mitarbeiter kennen die Materialien und Details, so gibt es auch kaum Rückfragen an mich. Ich bin meist auf den Baustellen, um mit den Kunden zu sprechen.“ Rücklagen, die er mit seinem schlanken Büro und den Erträgen bilden kann, investiert er in sein Team. Ob es Technik mit Kran, Werkzeug, Berufskleidung oder Getränke sind: Für Krawczyk ist es ein Zeichen von Anstand und Wertschätzung, seinen Mitarbeitern gute Bedingungen zu bieten. „Sie sollen sich wohlfühlen und gerne zur Arbeit kommen.“
Wertschätzung für die Mitarbeiter
Krawczyk kommuniziert mit den Mitarbeitern auf Augenhöhe. „Wenn ich sie schlecht behandle, kommt das zu mir zurück“, ist er überzeugt. Im Betrieb hat er verschiedene Teams, für Steildach-, Flachdach- und Reparaturarbeiten. Auszubildende sind seit zwei Jahrzehnten immer im Team. „Wir sind dankbar, dass wir sie zu Fachkräften machen können, die nach der Ausbildung auch einen sicheren Arbeitsplatz bei uns erhalten.“ Zur Strategie gehört auch, dass der Betrieb nicht wachsen soll. „Diese Größe ist genau richtig für uns“, sagt Krawczyk mit einem Strahlen im Gesicht.
Im Coaching von Betrieben Erfahrungen teilen
Karl-Heinz Krawczyk hat einen Betrieb entwickelt, in dem er gut organisiert und effektiv arbeiten kann. Und er verfügt über jede Menge Energie und Lust darauf, im Handwerk etwas zu bewegen, etwa seit 30 Jahren im Ehrenamt, seit 2018 als Landesinnungsmeister. Neben dem 14-täglichen „Dachdecker-Podcast“ mit Kollege Michael Zimmermann ist Krawczyk auch ins Coaching eingestiegen. „Ich möchte mit Handwerksbetrieben meine Erfahrungen mit Prozessen und digitalen Lösungen teilen und sie unterstützen, effektiver, kostengünstiger und organisierter arbeiten zu können.“ Wer ihm zuhört, merkt sofort, der Mann brennt für das, was er tut, und möchte es gerne weitergeben.
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