Zeitmanagement: Gut geplant ist halb erledigt
28. Januar 2020
Tätigkeitsorientiertes Arbeiten bezeichnet man als „effizientes Arbeiten“. Zielorientiertes Arbeiten ist „effektives Arbeiten“. Effektivität ist wichtiger als Effizienz. „Nicht die Schweißtropfen zählen, sondern die Tore“, heißt es im Fußball.
Zeitmanagement: Arbeiten aufschieben belastet
Dabei geht es meist um unangenehme Arbeiten wie etwa Verwaltungsarbeiten, die man tage- oder wochenlang vor sich herschiebt. Das Aufschieben hat drei Ursachen: Man verschiebt Arbeiten, weil sie unangenehm sind, weil sie schwierig sind, weil sie nicht so dringend erscheinen (Das hat noch Zeit). Aufschieben belastet. Denn irgendwann fällt jedem ein, dass er etwas auf die lange Bank geschoben hat. Es kommt darauf an, den inneren Schweinehund zu überwinden. Es macht auf die Mitarbeiter einen guten Eindruck, wenn für den Chef Aufschieben die Ausnahme bleibt.
Prioritäten mit Zeitmanagement: erst A, dann B, dann C
Viele arbeiten nach dem Spaßprinzip: Arbeiten, die man gerne macht, beanspruchen einen viel größeren Zeitanteil. An seinen Lieblingsarbeiten hält man sich gerne länger auf. Dies ist ein ganz natürlicher Vorgang. Erkenntnis und Selbstdisziplin können dem Chef helfen. Bei der Priorisierung der täglichen Arbeiten bringt die Einteilung zwischen „wichtig“ und „eilig“ mehr Effektivität. Dadurch kann man sich auf die einzelne Tätigkeit besser konzentrieren und sie in der geplanten Zeit erledigen. Außerdem verzettelt man sich nicht mit unwichtigen Tätigkeiten. So kommt es zu weniger Terminverzögerungen mit den meist negativen Folgen.
Zeitmanagement: Aufgaben werden in drei Bereiche unterteilt
A-Aufgaben sind beim Zeitmanagement eilig und gleichzeitig wichtig. Sie haben in der Planung absoluten Vorrang, sollten aber 25 Prozent der gesamten Arbeitszeit möglichst nicht überschreiten. Wer die meisten Aufgaben als eilig und wichtig einstuft, hat am Ende zu viele A-Aufgaben. Es bedarf einer realistischen Einschätzung der Bedeutung der Aufgaben.
B-Aufgaben sind entweder eilig oder wichtig und sollten rund 50 Prozent der Arbeitszeit Beanspruchen. Eilige Aufgaben werden den wichtigen vorgezogen.
C-Aufgaben sind im Augenblick weder eilig noch wichtig, können also verschoben werden. Ihr Anteil sollte etwa 25 Prozent der Arbeitszeit betragen. Möglicherweise verändern sich mit der Zeit aber die Voraussetzungen, sodass C-Aufgaben zu A oder B aufsteigen können. Die Vorfahrtsregel lautet: Eiliges wird vor dem Wichtigen bearbeitet. Damit es nicht zur Überforderung kommt, kann der Chef Arbeiten an Mitarbeiter delegieren. Diese müssen aber gut in die Aufgabe eingewiesen werden.
Zeitmanagement: Wer nicht plant, wird verplant
Falls eine Arbeit mehr Zeit beansprucht als geplant, helfen Pufferzeiten. Beispiel: Für ein umfangreiches Angebot werden rund 45 Minuten Zeit geplant. Der Puffer von 20 Prozent aus dieser Zeit macht rund zehn Minuten aus. Die Alternative zu Pufferzeiten: Eine Stunde hat grundsätzlich nur 45 Minuten Plan-Zeit, es werden nie 60 Minuten verplant, so verbleiben für unvorhergesehene Dinge immer 15 Minuten Reserve.
„Erstens kommt es anders und zweitens als man denkt.“ Ein Grund, warum viele Chefs einen großen Bogen um exakte Arbeitsplanung und ein effektives Zeitmanagement machen. Doch: wer nicht plant, wird verplant. Der Arbeitstag ist eine überschaubare Einheit für die eigene Arbeitseinteilung. Idealerweise sind alle Aktivitäten und Termine bei Arbeitsbeginn festgelegt.
Zeitmanagement: Arbeitsunterbrechungen möglichst vermeiden
Effektiv arbeiten heißt, sich nur in Ausnahmefällen bei der aktuellen Tätigkeit unterbrechen zu lassen. Arbeiten werden am Stück erledigt. Um sich nach einer Unterbrechung wieder auf die ursprüngliche Tätigkeit zu konzentrieren, braucht man wieder eine Anlaufzeit. Das kostet Energie und verursacht Stress. Vielen ist das gar nicht bewusst. Man kann sich daran gewöhnen, wegen einer Rückfrage oder vom Telefon ständig unterbrochen zu werden.
Für den „Unterbrecher“ ist es einfacher, den Chef oder einen Kollegen zu fragen, als sich erst einmal selbst Gedanken über seine Aufgabe zu machen. Arbeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, sollten von niemandem unterbrochen werden. Häufig kommt es zur Eigenunterbrechung. Man denkt schon während der augenblicklichen Arbeit an eine neue, andere Tätigkeit, wobei die Konzentration unweigerlich nachlässt.
Aber unser Gehirn kann nicht zwei Themen gleichzeitig verarbeiten, es switcht dabei immer hin und her. Man trainiert sich sogar eine Aufmerksamkeitsstörung an und kann sich auf Dauer nicht mehr voll auf das konzentrieren, was man gerade tut. Unterbrechungen lassen sich nicht immer vermeiden, aber man ist ihnen auch nicht hilflos ausgeliefert. Mehr Fokussierung bringt Chefs auch hier ein Plus an Effektivität und letztlich auch an Zufriedenheit.
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