Wenn Unternehmen trotz guter Auftragslage und Arbeitseifer der Mitarbeiter Liquiditätsprobleme haben, hat das zumeist zwei Ursachen. Oft stimmt die Kalkulation nicht. Fast ebenso häufig wurde die Arbeitseffizienz falsch eingeschätzt. Richard Thielen sieht hierin die größten Versäumnisse vieler Handwerksbetriebe. „Wenn ein Dachdecker einen Auftrag abgeschlossen hat und feststellen muss, dass der Gewinn am Ende nicht ausreicht oder den Erwartungen nicht entspricht, dann sollte er in jedem Fall eine Nachkalkulation erstellen. Das machen viele Unternehmer aber nicht.“
Dabei ist die Nachkalkulation grundsätzlich der richtige Weg, um Preise zu ermitteln, mit denen ein Betrieb auch wirtschaftlich arbeiten kann. Ist der Gewinn zu gering oder fehlt er ganz, kann dies unterschiedliche Ursachen haben. Der angesetzte Stundenverrechnungssatz war falsch berechnet, es wurden Zusatzaufträge angenommen, die nicht in der Rechnung erscheinen, oder der angebotene Kampfpreis war schlichtweg nicht rentabel. „Diese Probleme kann man in den Griff bekommen“, meint Fachmann Thielen. „Dafür braucht man ein Controlling. Das kann dann Kosteneinsparpotenziale aufzeigen und auch zur Neuorganisation bestimmter Betriebsabläufe führen.“
Richard Thielen von der Handwerkskammer Düsseldorf berät Handwerker in betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Fragen.
Erster Schritt: Businessplan und transparente Zahlen
Wer einen Betrieb gewinnbringend führen will, der muss seine Zahlen kennen. Grundlage einer Neugründung oder Übernahme sollte daher immer ein Businessplan oder eine Planungsrechnung sein. Und das nicht nur, um Banken von den Erfolgsaussichten seines Unternehmens zu überzeugen. „Schon bei der Erstellung des Businessplans legt man fest, welche Kundengruppe man mit welcher Dienstleistung erreichen will. Auf dieser Grundlage kann man dann Materialeinsatz, Arbeitskräfte und eben auch stimmige Preise kalkulieren“, erklärt Richard Thielen.
Ein Blick auf den Marktpreis genügt da längst nicht, meint der Berater: „Ich kann ja nicht mit einem Kampfpreis in den Markt gehen, um der Günstigste zu sein, wenn meine Leistung und Effizienz vielleicht gar nicht mit denen anderer Unternehmen vergleichbar sind.“ Im schlimmsten Fall sind die eigenen Kosten durch den zu niedrig angesetzten Preis nicht abgedeckt. Wichtig ist daher zu kontrollieren, ob die Arbeitsprozesse und der Gewinn stimmen und an wo Optimierungsbedarf besteht.
Sauber kalkulieren: ohne Controlling geht es kaum
Ein strukturiertes Controlling ist die Grundlage, um den Überblick zu behalten. Oft sind es vermeintlich selbstverständliche Schritte, die einer Prozessoptimierung bedürfen. Etwa die ordentliche Rückmeldung der Mitarbeiter von der Baustelle. „Wenn der vom Inhaber kalkulierte Stundenverrechnungssatz nicht ausreicht, dann hat das ja eine Ursache. Man sollte herausfinden, warum der Angestellte für Tätigkeiten, die er in zwölf Stunden erledigt haben soll, plötzlich 18 Stunden benötigt“, so Thielen. „War die Zeit zu knapp bemessen oder hat der Mitarbeiter sie nicht effizient genutzt?“
Ein einfaches Beispiel: Ein Mitarbeiter ist nach einem Sturm mit dem Austausch mehrerer Ziegel beauftragt. Vor Ort bittet der Auftraggeber den Dachdecker darum, doch auch die Regenrinne zu säubern, da er sich ohnehin schon einmal auf dem Dach befindet. Der Mitarbeiter sagt zu und erledigt den Auftrag binnen einer oder zwei Stunden. Im Büro vergisst er aber, den Chef über die Zusatzleistung zu informieren. Folglich wird sie auch nicht in Rechnung gestellt, Arbeitszeit und entsprechende Entlohnung sind für den Betrieb verloren.
Produktivität der Arbeitsstunden: Gut organisierte Handwerker haben alle benötigten Werkzeuge und Materialien dank guter Arbeitsvorbereitung mit auf der Baustelle. So vermeiden sie unnötige Unterbrechungen, die Zeit und Geld verbrennen.
Arbeitsleistung der Dachdecker optimieren
Das Verhältnis zwischen Umsatz und investierter Arbeitsleistung kann oft auch durch eine Umstellung der täglichen Arbeitsabläufe auf dem Bau verbessert werden. Die Produktivität zu steigern heißt nicht, die Mitarbeiter und Kollegen mehr anzutreiben, sondern Abläufe festzulegen, die zu einer effizienteren Arbeitsroutine führen. Auch hierfür kennt Richard Thielen einfache Beispiele: „Der Dachdecker fährt zur Baustelle und dort fällt ihm dann auf, dass noch ein bestimmtes Werkzeug oder Material fehlt. Also fährt er wieder zurück, oder der Inhaber bringt die fehlenden Sachen vorbei.“ Gut organisierte Handwerker haben die benötigten Werkzeuge und Materialien dank guter Arbeitsvorbereitung dabei und schnell zur Hand – so verbrennen sie nicht unnötig Zeit.
Aber auch im Büro mangelt es vielen Handwerken an Struktur. „Sie glauben gar nicht, wie viele Betriebe nach Projektabschluss einfach vergessen, zeitnah die Rechnung zu versenden“, berichtet der Berater der Kammer. „Wenn der Kunde dann erst vier Wochen später eine Rechnung erhält, sieht er sich natürlich auch nicht dazu verpflichtet, diese sofort zu begleichen. Es scheint ja nicht eilig zu sein.“ Auf dem Geschäftskonto fehlen dann wichtige Eingänge, die Liquidität ist womöglich gefährdet. „Teils wissen kleine Betriebe nicht einmal, wie es auf ihrem Konto aussieht und was an Eingängen eigentlich noch zu erwarten ist“, so der Berater.
Dachdecker haben kaum Zeit zum Kalkulieren
Kalkulieren kann eigentlich jeder Handwerker mit Meistertitel. Entsprechende Software vereinfacht die Büroarbeit und man sieht schnell, was jeden Monat auf dem Konto ein- und ausgeht. Allerdings sind teure Programme nicht unbedingt notwendig. „Mit einer Tabellenkalkulation lässt sich schon relativ gut aufschlüsseln, welche Kosten wo und in welcher Höhe bei einem Auftrag angefallen sind und ob dieser mit ausreichend Gewinn kalkuliert wurde“, meint Richard Thielen.
„Sie glauben gar nicht, wie viele Betriebe nach Projektabschluss einfach vergessen, zeitnah die Rechnung zu versenden“, berichtet Richard Thielen.
Wer seine betriebswirtschaftlichen Kenntnisse erweitern will, der kann dies über unterschiedliche Weiterbildungsangebote tun, etwa bei der Handwerkskammer. Doch Richard Thielen weiß, dass Kleinbetriebe mit zwei bis drei Mitarbeitern einen Nachteil gegenüber größeren Unternehmen haben: „Im Zweimannbetrieb muss der Chef alles im Blick haben, den Fortschritt auf dem Bau wie die Auftragsplanung, das Rechnungswesen, die Personalplanung, die Steuern – eben alles. Da wird man als Unternehmer leicht zum Getriebenen.“ Betriebe, die sich einen zusätzlichen Büromitarbeiter leisten können, sind da klar im Vorteil. Umso wichtiger ist es für Kleinunternehmer, ihre Bürotätigkeit gut zu strukturieren. Wer dabei Unterstützung benötigt, findet bei seiner zuständigen Handwerkskammer erfahrene und neutrale Berater, die sich mit den Themen Betriebswirtschaft und Prozessoptimierung auskennen.
Sie interessieren sich für das Thema Kalkulation und Preise? Dann lesen Sie unseren Artikel über die Kampagne „3,5 für schwarze Zahlen“ des Landesinnungsverbandes der Dachdecker Nordrhein.
