E-Rechnung? Wie erklärt man etwas, das man nicht sehen und nicht anfassen kann, Dachdeckern und Zimmerern, die alles, was sie produzieren und verkaufen zum Sehen, Fühlen und Benutzen herstellen? Da ist nichts, was nicht durch seinen praktischen Nutzen an Wert gewinnt. Manche sind schlau und erklären: „E-Rechnung? Machen wir doch schon lange! Rechnung als PDF und ab die Post per E-Mail!" Nein, nein! XML-Format statt PDF und ein ZUGFeRD zum Versenden. Das ist nicht der neue US-Pony-Express und auch nicht die Wiederbelebung der Postkutsche. DACH/LIVE erläutert, worauf sich Dachdecker und Zimmerer einstellen müssen ab 2025.
Was ist eine E-Rechnung?
Die „E-Rechnung“, oft auch „elektronische Rechnung“ genannt, ist ein strukturiertes, digitales Format für den Austausch von Rechnungsinformationen zwischen Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen und Dienstleistern. Alles klar? Ok, langsam: Im Gegensatz zur E-Mail-Rechnung, bei der das PDF als Anhang verschickt wird, enthält die E-Rechnung maschinenlesbare Daten, die ohne manuelle Bearbeitung direkt in die Buchhaltungs- und andere Bürosoftware integriert werden können. Es handelt sich um ein sogenanntes strukturiertes Rechnungsformat, kurz XML-Format.
Maschinenlesbare Rechnungsformate
Auf den ersten Blick scheint die E-Mail-Rechnung, bei der das PDF per E-Mail verschickt wird, ebenfalls eine elektronische Lösung zu sein. Doch während diese Form lediglich das Medium digitalisiert, bleibt der Verarbeitungsprozess manuell: Der Empfänger muss das PDF öffnen, die Daten manuell in sein System übertragen und die Rechnung archivieren. Die E-Rechnung hingegen bietet eine vollautomatische Verarbeitung. In Deutschland sind dies insbesondere die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD.
Gängige Formate: XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung ist das von der Bundesregierung vorgeschriebene Format für den öffentlichen Sektor in Deutschland. Betriebe, die sich um öffentliche Aufträge bewerben, müssen ihre Rechnungen in diesem Format stellen. Das XRechnung-Format ist ausschließlich von Maschinen lesbar. Daher brauchen Betriebe mindestens eine Visualisierungssoftware, mit der sie E-Rechnungen auch im XRechnung-Format lesbar machen können.
E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format sind hingegen für Menschen lesbar. Es handelt sich um ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF kombiniert. Es eignet sich besonders für Rechnungen im B2B-Bereich, also von Unternehmen an andere Unternehmen.
Was Dachdecker jetzt beachten müssen
Betriebe müssen ab Jahresbeginn 2025 in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen, zu lesen und zu archivieren. Für den Empfang von Rechnungen anderer Unternehmen reicht ein E-Mail-Postfach und das Format ZUGFeRD. Standardmäßig müssen für den Rechnungsempfang spezielle E-Mail-Adressen eingerichtet werden. Die Einführung ist mit Aufwand verbunden: Die Implementierung der E-Rechnung erfordert Investitionen in IT-Infrastruktur und Schulungen für die Mitarbeiter. Ein Tipp: Wer seine Buchhaltung durch den Steuerberater erledigen lässt, kann sich möglicherweise an das vom Steuerberater genutzte System anbinden lassen.
Schritte zur Einführung der E-Rechnung ab 2025
Wer sich darauf verlässt, dass Behörden nur von Digitalisierung reden, diese aber als letzte umsetzen, erlebt bereits jetzt ein böses Erwachen. Das Rathaus-Dach gedeckt und prompt kommt die Rechnung zurück: E-Rechnung bitte! Im Einhalten von Regeln sind deutsche und europäische Behörden besonders humorlos und perfektionistisch. „Rien ne va plus!“ Nichts geht mehr analog. Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in verschiedenen Stufen:
Öffentlicher Sektor: Hier ist die E-Rechnung bereits verpflichtend für Unternehmen, die an öffentliche Auftraggeber Rechnungen stellen.
B2B: Auch Unternehmen untereinander stellen zunehmend auf E-Rechnungen um, oft motiviert durch den Effizienzgewinn und Druck von Handelspartnern. Ab 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen nach EN 16932 Pflicht. Ab Jahresbeginn 2027 müssen alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800 000 Euro E-Rechnungen an Geschäftspartner ausstellen und versenden können. Spätestens 2028 gilt die E-Rechnung für alle Unternehmen, die anderen Unternehmen Rechnungen schreiben. Alle bekommen eine eindeutige ID-Nummer.
Privatkundenbereich (B2C): Hier können noch Papierrechnungen ohne Einschränkung gestellt werden. Und eine Umstellung des Versands auf E-Mail, über PDF oder E-Rechnung, ist nur mit vorheriger Zustimmung des Kunden erlaubt.
Warum die E-Rechnung eingeführt wird
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in vielen Ländern aus mehreren Gründen. E-Rechnungen automatisieren viele Schritte, die bei Papier- oder PDF-Rechnungen noch manuell erfolgen müssen. Sie ermöglichen eine bessere Nachvollziehbarkeit von Transaktionen, da sie standardisierte, digital verarbeitbare Informationen enthalten und erfüllen damit höchste Anforderungen an die Nachprüfbarkeit und Datensicherheit, was die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erleichtert.
Zeit und Kosten sparen
Die Verarbeitung von E-Rechnungen ist schneller, fehlerfreier und reduziert administrative Aufwände. Durch den Wegfall von Druck-, Porto- und Lagerkosten sparen Betriebe bares Geld und unterstützen Nachhaltigkeitsziele. Unternehmen können Zeit sparen, denn E-Rechnungen werden schneller erstellt, verschickt und verbucht. Zudem entfallen Rückfragen bei Unstimmigkeiten, da Daten maschinell überprüft werden. Durch die maschinelle Verarbeitung verringern sich Tipp- und Übertragungsfehler erheblich. Zusätzlich integrierbare Daten wie Projektnummern oder Kostenstellen erleichtern die Weiterverarbeitung, etwa in einer Bürosoftware.
Fazit zur E-Rechnung
Die E-Rechnung ist weit mehr als nur eine digitalisierte Rechnung. Sie steht für einen modernen, effizienten und nachhaltigen Umgang mit kaufmännischen Prozessen. Dachdecker und Zimmerer sollten sich rechtzeitig mit der Umstellung befassen, um von den Vorteilen zu profitieren, auch wenn der Weg zur vollständigen Integration nicht ohne Herausforderungen ist.
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