Chefs fallen nicht aus – zumindest nicht langfristig. Das ist noch immer das Motto vieler, vor allem kleinerer Dachdecker-Betriebe. In der Praxis heißt dies: Eine detaillierte Planung für den Notfall gibt es eher selten. Wenn der Chef dann wirklich schwer erkrankt, ist kein Stellvertreter da. Niemand kann einspringen, um den Betrieb weiterzuführen und vor der Insolvenz zu bewahren – mit allen negativen Folgen für den Unternehmer und seine Mitarbeiter.
Ohne Notfallmanagement ist es schwierig, den Betrieb weiterzuführen.
Notfallmanagement: Dachdecker muss Vollmachten ausstellen
Klar ist: Ohne Vollmachten geht es nicht. Haben die Frau und/oder ein Mitarbeiter keine sogenannten Generalvollmachten, sind sie nicht geschäftsfähig gegenüber Banken, Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern. Denn einer muss beim Ausfall des Chefs ja etwa die Löhne auszahlen, Verträge abschließen oder vollumfänglich gegenüber Kunden agieren können.
Dachdecker-Betriebe brauchen eine Checkliste Notfallplan
Vollmachten sind ein zentraler Aspekt, der auf eine Checkliste Notfallplan gehört. Für die Betriebe hat der Zentralverband des Deutschen Dachdeckerhandwerks (ZVDH) ein „Notfallmanagement im Dachdeckerbetrieb“ herausgegeben. Hier finden Dachdecker alle Informationen, um vorbeugend wichtige Dinge erledigen und Informationen zusammentragen zu können. Damit bei Krankheit, Unfall oder plötzlichem Tod des Chefs über Vollmachten und Vertretungsregelungen sichergestellt ist, dass das Unternehmen weitergeführt werden kann.
Zugleich gibt es eine Anleitung, wie Unternehmer systematisch einen Notfall-Ordner anlegen, der einen Fahrplan und alle wichtigen Dokumente enthält. Dieser Ordner soll laut ZVDH präventiv dabei helfen, die Konsequenzen im Notfall für den Betrieb zu mildern und diesen fortzuführen zu können. Er kann mit Blanko-Vorlagen bestückt werden, die im internen Mitgliederbereich der Homepage in der Rubrik „Notfallmanagement“ bereitgestellt werden.
Jeder Betrieb braucht einen Notfallplan, hier sind Vollmachten ein zentraler Aspekt, der auf eine Checkliste Notfallmanagement für Dachdecker gehört.
Notfallmanagement für Dachdecker: Stellvertreter bestimmen
Es geht also darum, vorbereitet zu sein auf den Ernstfall. Dafür sollte sich der Unternehmer die nötige Zeit nehmen, auch gemeinsam mit der Ehefrau, wenn diese im Betrieb mitarbeitet. Denn es muss geklärt werden, welches Familienmitglied und/oder welcher gewerbliche Mitarbeiter im Fall der Fälle einspringen könnte und die Verantwortung übernehmen will und kann. Und es muss im Vorfeld klar sein, welche Rechte der Stellvertreter über Generalvollmachten erhalten soll. Auf jeden Fall alle Rechte, die er braucht, um den Betrieb am Laufen zu halten. Aber vielleicht kein Recht, etwa das betriebliche Eigentum eigenmächtig verkaufen zu können. Weil die Materie komplex ist, macht es Sinn, einen qualifizierten Fachanwalt einzuschalten. Damit wirklich alle Regelungen inklusive Ehevertrag oder Testament rechtssicher und im Sinne des Dachdeckers und seiner Familie verfasst sind.
Notfall-Ordner anlegen: Handwerkskammern beraten
Auch die Anlage eines Notfall-Ordners will geplant und ausgeführt sein. Er sollte individuell auf das normale Tagesgeschäft des jeweiligen Dachdecker-Betriebs zugeschnitten sein. Bei der Beratung und der genauen Ausarbeitung stehen neben den Innungen auch die Experten der Handwerkskammern als Partner zur Verfügung. Generell gilt: Da es sich um sehr vertrauliche Informationen handelt, macht die Hinterlegung des Notfall-Ordners an einem sichereren Ort oder bei einem Notar Sinn.
Diese Informationen gehören auf jeden Fall in einen Notfall-Ordner:
Ansprechpartner
Hierzu gehören die Kontaktdaten der wichtigsten Kunden, Lieferanten und Dienstleister, wie Anwälte, Steuerberater oder Hausbank. Damit der Stellvertreter gleich loslegen kann.
Verträge
Hier geht es um alle für den Betrieb zentralen Dokumente. Das sind Versicherungsverträge, Leasing-, Kredit- oder Kaufverträge oder Handelsregister- und Grundbuchauszug.
Bankkonten
Hier findet sich eine Übersicht über alle Geschäftskonten mit den jeweiligen Ansprechpartnern bei den Geldinstituten.
Passwörter
Ohne Passwörter geht heute gar nichts mehr, offline und vor allem online. Aus diesem Grund sollten alle Zugangsdaten hinterlegt werden, etwa für Computer und verschiedene Programme, zum Bestellen von Material für die Baustellen, für das Smartphone oder das Online-Banking.
Betriebliche Kennzahlen
Damit sich der Stellvertreter schon ein Bild machen kann, sollten Geschäftsabschlüsse und Steuerbescheide hinterlegt werden.
Vollmachten
Zugriff braucht der Stellvertreter auch auf Vollmachten, Testament und Ehevertrag. Damit klar ist, wer welche Rechte hat, wer welche Aufgaben im Betrieb übernimmt.
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